商务信函的写作特点VIP专享VIP免费

第1页共6页本文格式为Word版下载后可任意编辑和复制商务信函的写作特点写作商务信函并不要求您使用华丽美丽的词句。全部您需要做的就是，用简洁朴实的语言，精确的表达自己的意思，让对方可以特别清晰的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，盼望对您写作商务信函有借鉴作用。口语化每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次沟通。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而许多人都有一种误会，以为写作商务信函就应当用一种特别的生意腔，于是把一封原来应当是热忱而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写Yourletterhasbeenreceived，Yourcomplaintisbeinglookedinto而不是Ihavereceivedyourletter或者Wearelookingintoyourcomplaint。其实我们简洁的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简洁明白的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热忱，友好，就象两个伴侣之间的谈话那样简洁，自然，人性化。想象一下，假如您由于无法准时交货而在电第2页共6页本文格式为Word版下载后可任意编辑和复制话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday。既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday？放弃这种所谓的生意腔吧，让您的信也象谈话那样简洁，自然，人性化。语气语调由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采纳的语气语调也应当符合您的目的。在写之前先不妨认真考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您盼望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝告性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。真诚不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必需能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保假如此时对方正在电话中与您通话，他肯定能够感受到您的自然和真诚。直接跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函肯定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。假如是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内第3页共6页本文格式为Word版下载后可任意编辑和复制容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使沟通通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感爱好，反而会让他们恼火，产生反感。礼貌我们这里所说的礼貌，并不是简洁用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和境况的态度。假如本着这样的态度去跟别人沟通，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个伴侣，不会影响今后合作的机会。特殊要留意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并敬重对方的观点。假如对方的建议不合理或者对您的指责不公正时，请表现一下您的高姿势，您可以据理力争，说明您的观点，但留意要讲究礼节礼貌，避开用冒犯性的语言。还要提示一点，中国人有句话叫做过犹不及。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真稚嫩。所以最关键的还是要把握好度，才能达到预期的效果。简洁就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简洁，清晰，简单理解。用常见的单词，避开生僻或者第4页共6页本文格式为Word版下载后可任意编辑和复制拼写简单的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更简单理解。少用and，but，however，consequently这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了goodshavebeensent，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如forwarddispatch等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。精确当涉及到数据或者详细的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使沟通的内容更加清晰，更有助于加快事务的进程。针对性请在邮件中写上对...