做个高效工作的秘书VIP免费

第1页共4页本文格式为Word版下载后可任意编辑和复制做个高效工作的秘书秘书在实际工作中，常会遇到这些状况:做会议记录，写着写着笔没水了；订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；用胶水时，找不到刷子；开会时间到了，找不到会议室的钥匙；类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。九象网http://.9xwang.com这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素养。工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?1、预备2支以上的笔，常常带在身上。2、选用质量较好的订书机并留意维护，使之处于良好状态。3、区分针、大头针、订书钉放在顺手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽搁了时间。4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。8、第2页共4页本文格式为Word版下载后可任意编辑和复制办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码预备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。以上说的一些特别小的事情很多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好根据上面的提示做。作为秘书,办公桌上应当尽量备齐各种有用工具书：1、一本字典。起码有一本新华字典,假如有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)依据状况预备。2、常用的政策规定、条令、制度等,特殊是和本职工作关系亲密的要预备好。假如某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽搁事情的现象屡见不鲜。4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。5、中国地图、世界地图及有关地理第3页共4页本文格式为Word版下载后可任意编辑和复制方面的手册。6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。7、计量单位简表,节气、气象方面的学问手册。8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。9、与本职工作有关的表格。一个秘书人员的脑子不行能记住各方面的事情,预备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必需的。秘书工作人员的工作效率高不高，与事先又没有方案关系亲密。所谓方案，就是什么时间干什么、怎么干、达到什么结果。方案，有心里想的，有见诸于文字的。在执行过程中可能会有变化，但事先方案不方案，效果是不一样的。工作中往往临时性、被动性的工作多，要列出具体方案很难做到，但大体上有个支配是可以办到的。一些年来颇为流行的目标管理实际上就是一种方案管理。列出每年、每季、每月、每周的工作程序图，什么时间干什么，一目了然。出了常方案意外，还有短支配。短到小时、分钟。但是一般来说，以天为单位进行方案比较合适。秘书人员应当把“宁可用不上，也不能不预备”作为座右铭。的确，秘书工作繁杂琐碎，要想不出大错，事先肯定要多做预备。宽打窄用，办第4页共4页本文格式为Word版下载后可任意编辑和复制事才能从容。方案中要留意几点：运筹要有备份方案；撰文要有充分材料；遇到事情多想几套方案；办事要多预备几手。秘书人员也要学会临阵磨枪的预备方法。因为详细人详细事不同，很难说究竟怎么个临阵磨枪法，有几个原则可以供参考：1、求精：有些事情已经有所预备，但到了关键时刻，仍旧需要自己出难题，以便精益求精。2、挖潜：当遇到突如其来的事情时，抓紧点滴时间进行预备，从时间上挖潜。更重要的是要充分信任自己的潜力，犹如运动员那样，发挥自己身体的每一个机能，找到解决问题的方法，切记不要妄自菲薄，认为自己不行，错过了时机。(责任编辑：九象网http://.9xwang.com)