安质办公室安质主管岗位任务说明书编号：___YD/CG/013拟制：_____________核准：_____________生效日期：_____________一、基本资料部门名称船管部岗位名称安质主管直接上级安质办主任所辖人员/二、工作说明1、主要职责1、负责管理有关安质管理的资料、文件。2、负责维护、保管SMS体系文件。3、负责做好有关记录和台账。4、协助安质办主任做好体系运行监控、内审、外审和培训等工作。2、主要工作内容1、协助安质办主任制定公司安全管理工作计划、办公程序，并贯彻执行。2、负责SMS相关外来文件、资料的收集和部门内相关外来文件的存档、立卷和管理工作。3、协助安质办主任编写、修改体系文件，负责公司SMS内部文件的打字、印刷。4、负责公司SMS文件、资料的保管、整理、发放、传递、登记、销毁等工作。5、负责对船/岸SMS文件管理情况定期进行检查，指导相关职能部室、船舶正确编写、管理SMS有关文件。6、负责公司DOC正本及船舶SMC副本的登记、保管。7、协助安质办主任对公司SMS运行情况的监控、检查工作。8、协助安质办主任处置“不符合规定的情况”、事故和险情的报告。9、协助安质办主任对船岸体系内相关人员安全管理体系的培训工作。10、协助安质办主任对公司内审员的培训、考核、管理工作。11、协助安质办主任的内审工作。负责内审资料的归档、管理工作。12、协助安质办主任与有关主管部门、船级社的联系，协助安质办主任的外审准备工作。负责外审资料的归档、管理工作。13、协调与本部门同事以及其他部室的同事之间的关系。14、完成安质办主任布置的其他工作，并及时向安质办主任汇报工作。3、主要工作要求1、体系文件维护1.1定期整理文件，及时修补、复制破损和褪变的文件，对不符合要求的案卷进行加工，对补充归档的文件进行整理编目。1.2确保文件的安全，加强防火、防盗、防潮、防虫等防护措施，避免文件的损坏和遗失。1.3做好文件的使用管理，严禁未经审批的外借，借出的文件要及时收回；符合销毁条件的文件，按规定销毁；严格遵守保密规定，避免泄密事件。1.4能严格按照公司SMS文件规定，控制和管理公司SMS相关文件并制定有关文件控制和管理标准，统一船岸文件管理方式。1.5对船岸SMS文件管理情况每半年检查一次，能通过检查促进船岸文件管理的标准化和统一化。1.6及时指导相关部室、船舶正确编写、管理SMS有关文件，认真解答有关问题，发现不恰当之处立即予以纠正。1.7保证船岸SMS文件管理不出现重大不符合情况。1.8按照安质办主任的要求，协助安质办主任编写、修改体系文件，及时做好公司SMS内部文件的录入，认真校对，杜绝明显的录入错误，及时安排印刷，保证印刷质量。2、运行控制2.1协助安质办主任做好体系运行监控。注意了解和分析有关信息，检查船岸运行情况，发现“不符合规定的情况”立即纠正或向安质办主任汇报，并负责对纠正、处理的落实情况进行跟踪验证。做好工作记录。2.2每季度汇总、分析船、岸SMS体系运行存在的缺陷和不足，对发现的问题进行归类，提出改进意见和建议。3、运行监控、内审协助安质办主任做好SMS内部审核。负责联系和通知内审人员，做好内审的准备工作，做好内审过程中的信息沟通和工作记录，对纠正和预防措施的实施情况进行监控。4、外审协助安质办主任做好外审工作。及时将外审申请书递交到有关单位，及时与参加外审的单位、人员联系，了解审核日程安排。协助做好外审准备工作，及时通知公司各部室做好准备并检查准备情况，准备好有关文件和材料，落实好接待准备。热情接待外审人员，做好服务工作，及时沟通有关信息。外审通过或要及时领取证书。5、DOC、SMC证书管理5.1妥善保管公司DOC正本和船舶SMC副本，制表标明签发日期，及时提醒安质办主任各证书的到期日和检验期限，杜绝DOC和SMC超期限情况发生。5.2有关单位和人员需要时及时提供，按时收回。6、指导、培训协助安质办主任做好上船前SMS培训、内审员培训和体系内相关人员的培训、指导工作。协助安质办主任精心培训内容的准备，及时通知有关人员，安排好场地，准备好所需资料和器材等，做到工作主动、认真，提高培训的有序性和效果。7、资料、台账7.1资料收集及时、整理有序，保管...
