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研究院档案管理制度湖南三佳智能汽车研究院有限公司档案管理制度（草稿）一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。二、归档范围。在各项工作中形成的具有保存价值，或者外单位送来的与公司关系很密切的文件材料都属归档范围，应按规定的范围、时间和要求交档案管理员归档。1、本级文件①工作会议、会议纪要。②工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、通报、通知。③调查、检查、考察等报告。④决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。⑤领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。⑥生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。2、外单位文件材料①外单位与公司签订的合同、合约、协议。②外单位与公司涉及比较重要的工作或问题的来往文书。③有关职能单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。3、归档方式。所有文档均采用电子文档+纸质文档方式存档。三、公司的档案管理由综合办负责1、设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。2、各部门设立兼职档案人员，根据本部门不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档，注意文件材料的安全和保密，按规定时间向档案室移交。四、档案的借阅第1页共2页1、总经理、副总经理、总监、综合办主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送综合办主任审批。3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别①绝密级档案禁止调阅。②机密级档案只能在档案室阅览，不准外借。③秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。④秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。⑤总经理因公外出时可委托副总经理或综合办主任审批。4.档案借阅者必须做到：①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。5、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。五、档案复制制度1、要遵循保密原则，凡涉及保密的档案不得复制。2、复制档案中的内容，须经总经理同意，由档案管理人员进行复制。3、破损的档案，档案管理员要及时修改和复制。4、对利用较多的档案，可复制数份，以利用使用，并保护原档案，减少档案的磨损。六、档案的销毁1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交综合办主任审核，经总经理批准后执行。3、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。4、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或综合办主任指定专人监督销毁。第2页共2页