会议组织安排VIP专享VIP免费

第1页共7页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第1页共7页会议的组织和安排在一个企业中，会议的组织和安排是必不可少的。以往都是通过打电话联络与会人，会议材料及日程等也要通过邮件的方式来完成，而且将会议结束后的文档与信息组织起来也会比较困难。有了全新的MicrosoftOffice2003，会议的组织和安排是否可以非常方便呢？现在，来看看如何使用Outlook2003来完成这些工作吧。创建会议请求通过Outlook2003中的日历，不但可以安排个人的时间安排，也可以为与会者发送会议请求，邀请与会者参加会议。（1）运行Outlook应用程序，在“邮件控制面板”中单击【日历】按钮，打开“日历”视图窗口。（2）在“常用”工具栏中选择“新建”下拉菜单中的“会议要求”命令，打开一个新建的会议要求对话框，如图1所示。在“会议”对话框中填写会议的“主题”、召开的“地点”、以及会议的“开始时间”与“结束时间”等信息，然后在“收件人”文本框中输入邀请的与会人的电子邮件地址。图1创建会议请求（3）单击“会议”对话框中的“计划”选项卡，此时就可以在一个时间线上看到邀请的与会者、甚至包括资源的忙闲状态情况，使你能够更好地掌握会议安排的时间和会议长度。如果在预定会议时很难确定哪个时间段是可以利用的，则可以单击【自动选取下一个】按钮，让Outlook2003智能地帮助我们选择一个合适的时间来安排会议，如图2所示。第2页共7页第1页共7页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第2页共7页图2了解人员状态在WSS站点上创建会议工作区MicrosoftWindowsSharePointServices站点为企业部门以及合作团队中的同仁们提供了一个协同工作的平台。团队成员们只需利用浏览器就可以浏览信息、发送信息到共享的站点中，这些数据包含了如：相关事件、布告栏与通知、讨论区、任务清单及联络人清单，甚至还包含了一个文档库来管理网络协作过程中的文档，同时，WindowsSharePointServices站点还提供了创建文档工作区和会议工作区的能力，使得团队成员在网站上可以开展进一步的沟通与协作。在WindowsSharePointServices站点中提供了专门为会议准备的会议工作区，为任何准备、引导和跟踪会议的人提供相关的服务和信息整合。会议工作区提供了一个安全的联机站点用于集中管理所有与会议有关的通讯、文档和后勤，这使得它成为组织、共享和获取所有与会议有关的事情的绝好的地方。会议工作区的设计目标是使会议处理更加直觉化、流水线化和有效，以便节省客户的时间和提高会议的工作效率。使用Outlook2003创建会议工作区的方法如下：（1）在“会议”对话框中单击【会议工作区】按钮，打开“会议工作区”任务窗格，如图3所示。第3页共7页第2页共7页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第3页共7页图3创建会议工作区（2）在“会议工作区”任务窗格中单击“更改设置”链接，打开会议工作区的配置页面，如图4所示。在此可以选择会议工作区的创建位置，以及会议工作区所使用的模板语言和模板类型等。提示：不同的模版类型针对不同的会议类型，所包含的列表也不同。图4配置会议工作区（3）单击【确定】按钮返回“会议工作区”任务窗格，单击【创建】按钮，此时Outlook2003开始向WindowsSharePointServices工作组站点中创建新的会议工作区，创建完成后如图5所示。第4页共7页第3页共7页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第4页共7页图5加入会议工作区的会议安排（4）保存并关闭此会议安排，系统会询问“‘中国互联网政策与发展研讨会’尚未发送，是否发送？”，单击【确定】按钮后，Outlook会开始给设定的与会人员发送会议请求。（5）再次打开此会议对话框，可以发现增加了一个“跟踪”标签，打开“跟踪”选项卡，会发现所有与会人的响应都已显示在此选项卡中了，同时，在对话框的标签项与编辑框之间也有与会人的响应信息显示。（有的与会人暂时没有响应，今后只要发送了响应，就会在此体现出来）单击会议工作区标题链接，打开该会议工作区，如图6所示。图6创建完成的会议工作区第5页共7页第4页共7页编号：...