第1页共30页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第1页共30页物业品质监控系统之文档信息管理一级指标二级指标三级指标检查标准检查方法文档信息管理管理制度制度清单制定包括部门内部收集、传递、发布等工作流程的信息管理制度；抽查明确各相关岗位对本部门信息管理工作应负的责任；抽查部门信息管理员发生变动，必须及时通报总经理办公室，并完善各项交接手续，对新信息员进行必要的培训；抽查流程管理收集于每月/季/年初收集现场质量记录外来文件填写《文件处理表》，报公司领导批阅；抽查建立做好清晰的标识；无污损或破损；内容完整；传真件应复印后保存复印件抽查更改按文件原审批程序重新报批抽查归档按月/季/年度定期归档，并须于首日后进行；按不同业务类别进行排序、编目；文件盒（袋）的封面标识文档名称、产生时间段、保存期限、存档人、存档日期等；外来文件由经办部门存档；在《文件资料存储清单》登记抽查储存归档资料应尽量在统一地点保存；做好防潮、放火、防虫蛀、防鼠害工作；抽查第2页共30页第1页共30页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第2页共30页报废填写《记录报废申请表》经经理批准；重要须粉碎处理；抽查查阅在《借阅登记表》上登记；经经理批准；及时收回；政府部门、司法机关因公需查阅的，在核对核对对方单位介绍信或工作证无误后提供查阅，并登记查阅时间、单位、姓名、有效证件等内容，与被查资料一并保存；抽查保密保密文件控制；电子文档加密码；重要、机密的电子文档在设置密码后报部门经理备案；抽查移交资料管理员调（离）职或更换岗位前，应做好文档资料交接工作，完善交接手续；抽查发布所有文件需经审批后方可发布；通过电子显示屏向顾客公布的信息须保存审批记录；重要文件送达承建商、业主/业主委员会、相关业务单位时，须请对方签收，填写并保存《文件发放签收表》抽查现场管理资料柜
