公文管理制度一、为规范公司公文管理工作，提高行政工作效率，特制订本制度。二、本制度适用于公司往来公文的签收、拟制、审批、打印、传阅及归档等公文管理。三、公文管理由行政部指定专人负责，实行统一管理的原则。四、公司公文的种类（一）行政公告有关重大事件、重大决定等需各部门、各直属店、加盟店等遵照执行的公文。（二）通知有关事项需各部门或各分、子公司、加盟店周知、执行的公文。（三）签呈或报告请求上级部门处理、解答有关问题用签呈；报告用于向上级部门或上级单位反映情况、问题等。（四）函与政府部门、客户或同级单位协调事项的公文。（五）会议纪要各种会议议定的事项采用会议纪要。（六）公司制度、管理办法、规定公司就有关事项制订的规章需各部门、店级单位执行的公文。（七）通报公司对有关事项提出批评或给予表扬的公文。（八）决定第1页共10页适用于公司对重大事项或重大活动的安排。五、公文格式（一）公文一般由秘密等级、紧急程度、签发人、发文机关、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。（二）发文部门应当写明全称或者规范化简称；联合发文，主办部门应当排列在前。（三）秘密公文应当标明“绝密”、“机密”、“秘密”。（四）打印的正式公文，标题应为2号黑体字，正文为4号楷体字，主题词为3号黑体字(公告另按标准进行)。公文统一用国际标准A4纸，公文首页左上角附有“xxx有限公司”的企业标志，每页页脚中部应编写页码顺序，编写办法为第×页共×页。（五）主要公文的首要格式1、公司文件首页格式见附件（1）2、会议纪要的首页格式见附件（2）3、请示或报告格式见附件（3）4、公司制度格式见附件（4）六、收文基本程序：登记—拟办—批示—传阅—催办—回复—归档—销毁（一）公司收到的各类公文，由总经理秘书进行拆封和登记，分类编号，填写文件批阅单附在公文的前面，并提出“阅办”意见。对于较复杂的公文，由行政总监请示后再提出阅办意见。总经理或各总监同意阅办意见时，在批阅栏内签字，若认为阅办意见不妥，可重新批示，或加以注明。第2页共10页（二）总经理秘书将经过批示的公文，送承办部门或个人传阅。（三）承办部门或个人在接到公文后，应立即组织对公文的处理，并按要求及时完成。如在办文过程中发现有困难或工作量过大不能按规定时间完成时，应向行政部提出书面反馈意见，或要求行政部进行协调处理。承办部门或个人发现有必须补充和纠正的事项时，应及时通知行政部。否则由此延误工作且造成的后果由接文部门承担一切责任。（四）凡已经承办完毕的公文，由承办部门在文件批阅单上注明办理情况。公文一经处理完毕，必须及时退回秘书，再由秘书传送给其他部门或有关人员，以确保公文安全。（五）严禁超范围阅办或擅自复印公文。需要备查的公文应报经秘书同意复印后保留复印件，将原件交秘书。秘书对最后处理完毕的公文进行归档。七、公文密级的划分及传递、处理（一）公文密级划分为绝密、机密、秘密三级：1、绝密级公文：上级来文标明绝密级文件；公司内部的新产品新工艺等技术资料、重大决策项目的公文；公司其他绝密级公文。2、机密级公文：上级来文标明秘密级文件；公司规定的属于公司内部秘密的公文。3、秘密级公文：上级来文标明秘密级文件；公司规定的属于公司内部秘密的公文。（二）密级公文的传递1、绝密级公文，由秘书盖上“绝密”章后，直接送达阅件人。阅件人阅办后必须在当天下班前交回，不得在阅件人处存放。第3页共10页2、机密级文件，由秘书盖“机密”章后，送达阅件人。阅件人必须在规定的期限内阅办完毕，并将文件送回秘书手中。阅件人在阅办期间，必须负文件保管责任，严防泄密。3、秘密级文件，由秘书盖上“秘密”章后，送达阅件人。阅件人在阅办期间，负有保密责任，阅办完毕将文件送回秘书手中。（三）总经理秘书收回的密级文件不得随意摊放。收到阅件人送回的绝密件，必须立即将绝密级公文封存，并注明“非总经理（总监）或其授权人亲笔签名不得拆封”字样，加盖骑缝公章后立即放入档案室保险柜。（四）密级公文的借阅及存档按...
