档案管理信息化【浅谈信息化条件下改进档案管理工作】摘要。目前，信息化技术发展的速度越来越快，步入了后工业时代，即信息化时代。信息能够起到的作用越来越大，产生的效果也越来越明显，电子档案管理就是这当中重要的一项。这一发展模式一来能够促进档案管理工作的速度和内容的变化，使得更为快速和高效率，另一方面，也给管理工作带来新的难题，就是工作人员是否能够同时提升自身的素质，在制度等方面使这一技术能够被有效利用。关键词：信息化；档案管理；改进中图分类号：g271文献标识码：a1转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理传统档案管理工作将文字，照片，摄影，录像等当做信息的载体，并将之存储和记录，而为了完成这一工作必然要实现档案管理工作的人工化，实现收集整理传播一体化，这无疑是一项巨大的工程，单就保管一方面，由于数量不断增大，过期材料，材料老化例如字迹模糊、虫嗑鼠咬等现象频发。给管理工作带来巨大难题。而程序也非常复杂，一些材料由于编号错误或是长久不被使用而面临丢失和遗弃的状态。而现代管理手段增加了载体的数量和种类，使得复制和保存更加容易，几乎可以不受空间的限制而完成保管工作。这使得传统档案管理工作必然要考虑自身的处境。向着更加现代化的方向转变，否则自身将被淘汰。接轨的主要途径是将实体工作转变为数字工作。将其进行复制，加工，传播，保存等，是档案材料虚拟化的过程，一旦进入了虚拟化的状态，其复制和传播速度都将大幅度提升，是传统方法无论如何也不能达到的。而档案材料也必然要经过这一道工序才能进入流通和价值转化阶段。这是未来工作能够快速科学有效得到延续的重要方法。满足其他各个领域对于档案需求的最便捷途径，能够进一步带来较好的经济效益和社会效益，使其能够作为社会各项发展事业的有效利用资源，也是一项战略性投资。第1页共4页2建立有效的信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案若想要档案数字化发展的更快，应当充分完善计算机网络与档案管理工作之间的契合点。应当从下面几个角度进行考虑：第一，促进档案管理流程的规范化，使其与计算机手段相互配合，满足管理的需要。第二，根据档案管理的需要来编写必要的录入软件，完成计算机对于材料的管理利用。第三，制度的改变，制度应当为新型的档案工作服务，因此要去除不适宜的条款，增加新的必要工作。电子档案工作因为其特殊性应当注意安全保护。由于计算机发展的范围和包容性增强，可能导致不稳定因素和不安全因素也被囊括进来。例如黑客以及电脑病毒的侵入，必须引起足够的重视。以保证网络的安全性和真实性。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统，不能实现系统间的直接链接，目前无法保证电子文件元数据完整归档，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是由其载体来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。3在档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则、理论与方法由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，出现了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案馆（室）建设问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，档案管理部门都必须第2页共4页做出理性与科学的思考。4提高档案工作者的专业素质，实现档案管理的科学化现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理者必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构，因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务...
