档案整理工作的内容和原则VIP免费

档案整理工作的内容和原则[1]档案整理工作的内容与原则三、档案整理工作的原则档案整理一般具有三大原则。1、档案的整理应该充分利用原有的整理基础档案作为一种历史文化遗物，不仅记录了当时的实践活动，而且反映了长久以来对档案整理和保存的情况和成果。我们在整理档案时，要注意对历史和前人的劳动的尊重，充分利用以前的整理基础。这样可以提高档案整理工作的质量和效率。我们国家的档案界使用“利用原基础”进行档案整理，这是多年来实践证明比较贴近实际的一种方法，它具体包涵两方面的内容：充分地重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。凡是已经整理过的档案，只要有规可循，有目可查，就应该尽量保持原有的整理体系，切忌轻易打乱重整。原来不够合理的部分，可适当调整或通过编制检索工具等等一系列的措施进行补救。要充分研究和利用原先的整理成果，不要轻易改变原来整理和保存的历史面貌。档案原有的整理状况反映着一定时期档案的整理水平与特点，应该注意分析和研究。对于它合理的部分应该适当的吸收和保留，即使原来整理错误的地方，也要经过认真研究后，再给予纠正。2、档案的整理必须保持文件的历史联系所谓档案文件之间的历史联系，就是文件在其产生和处理过程中形成的内在的相互关系，也称为“内在联系”或者是“有机联系”。按照档案文件的形成规律，保持档案文件在形成活动中的固有联系，才能整理组成有机的整体。这同时也是档案区别图书、资料的一个重要的特点。档案文件之间的历史联系，主要表现在来源、时间、内容和形式等方面。（1）、档案文件在来源方面的联系每一份文件形成的单位或者个人，其在来源方面存在着不可分割的联系。在整理档案时，必须保持文件的固有的联系，不可以随意拆散和任意的脱离其形成单位。从全部整理工作程第1页共3页序来看，来源联系是档案文件之间的首要联系。（2）、档案文件在时间方面的联系形成档案的单位和个人所进行的具体活动，都有一定的过程和阶级性，因而使得文件之间具有自然的时间联系。我们在整理这些文件时，要保持文件之间的这种时间联系。（3）、档案文件在内容方面的联系档案文件是机关或者个人行使只能和进行工作活动的产物，其形成者的特定活动构成了档案文件内容上的联系。档案文件在内容上的联系，往往是最重要的联系。（4）、档案文件在形式方面的联系文件的内容必然是通过一定的形式表现出来的。其形式包括内部和外部两个方面。因此，在必要的情况下，应该按照文件形式方面的联系进行整理。3、档案的整理必须便于保管和利用对于档案的整理就是为了对档案文件的更好的保管和利用。便于保管和利用也是档案整理工作的基本出发点和最终要求。对于不用种类的档案，应该根据实际情况进行分类整理，恰当地组合，在相应的范围内要求保持文件最优化的联系。文件收集整理注意事项一、文件收集注意事项：1、归档文件应是激光打印件或合格的书写材料，以保证字迹的耐久性。2、文件必须是红头文件归档，各类合同协议、签证验收的交接单、机组移交证书等材料，作为正本归档。3、施工记录、验收单、修改通知单、工程签证单、试运行记录等，是按原件归档的各类签证单必须有亲笔签名。4、设备厂家提供的各种资料要按原件归档，大的折叠成a4大小，过小的要进行托裱（如产品合格证）。二、文件的整理注意事项：1、工程档案注意。“单位工程”成套性、“分部工程”独立性。即一个一个整理“分部工程”，最后形成完整的“单位工程”案卷。2、随时检查签字手续，第2页共3页3、合格证的整理：合格证小且少，托裱在a4纸上（如果合格证两面都有字时，使用棉线装订，保证不遮盖字迹）并进行标识，按本张纸的个数标识，如一张纸有四个，就标注4-1、4-2、4-3、4-4.；合格证多，将合格证“阶梯状”形式托裱在a4纸上，并在每份合格证右下角自1开始编号，在托裱纸的右下角上标注“此页共xxx张”字样。4、招投标文件不破坏原装订。5、设计施工图按来图卷册顺序，整套归档，按专业单独存放。三、各单位提交的档案都要制作成电子版本一份：注意事项：1、电子版资料的签字页必须是原件的扫描件，即体现签...