1 1 第四章有效的商务文件第一节有效的商务文件一、书面交流（一） 书面用语在商务活动中的重要性及其影响商务信函与商务电话的对比，商务信函的优势表现在以下方面：（一）易于表述事实和意见；（二）适合传达困难的或复杂的信息；（三）可以存档、回顾；（四）发送前可以审查、修改；商务信函的劣势，具体表现在以下方面：（一）耗费时间；（二）缺乏反馈，或反馈太慢；（三）缺少个性；（四）缺少非语言交流；（五）交流结果可能是单向的，或无效的
（二） 在写商务文件之前计划、调查、收集和处理资料的重要性准备一封商务信件，请回答以下问题：一、在写信之前，必须回答以下方面：1．信件的主题是什么
2．您为什么写这封信
3．信的读者是谁
4．读者对信的主题已经了解了多少
还需要知道什么
二、信写完毕之后，你的信必须达到以下方面的要求
1．清楚2．按逻辑顺序排列；3．语法正确；4．没有行话和俚语；5．语言简单明了； 6．惹人喜爱，有礼貌、有意；7．准确； 8．完整； 9．迅捷2 2 （三） 了解和采用对企业适用的标准公文格式和标识书面交流的优势
（1）适合事实和意见
（2）适合困难的或复杂的信息，可以进行回顾
（3）如果需要进行书面形式存档时，书面交流更加有效
（4）既可以写，也可以口述
（5）在发送之前，可以进行仔细的计划和考虑
（6）在发送前，可以剔除错误
书面交流的缺点表现在哪些方面
（1）更耗时（2）反馈信息不存在或者太慢 （3）缺少有助于理解的非语言暗示
（4）有些人不会或不愿意看信
（ 5）你永远不知道你的信是否被读过
（6）缺少热情和个性
口头交流的优点（1）更适合表达感觉和感情
（2）更加个人化个性化
（3）可以有更多的反应和交流
（4）可以有更大的影响力
（5）一般来说成本较低
（6）可以根据反馈和非语言的暗示进行改正或调整
口头交流的劣势
（1）在说话时进行思考比较困难
（2）话一出口就
