使用邮件合并创建并打印信函及其他文档

使用邮件合并创建并打印信函及其他文档 效果图 如果希望创建一组文档（如一个寄给多个客户的套用信函或一个地址标签页），可以使用邮件合并。每个信函或标签含有同一类信息，但内容各不相同。例如，在致客户的多个信函中，可以对每个信函进行个性化，称呼每个客户的姓名。每个信函或标签中的唯一信息都来自数据源中的条目。 邮件合并过程需要执行以下所有步骤： 1. 设置主文档。主文档包含的文本和图形会用于合并文档的所有版本。例如，套用信函中的寄信人地址或称呼语。 2. 将文档连接到数据源。数据源是一个文件，它包含要合并到文档的信息。例如，信函收件人的姓名和地址。 3. 调整收件人列表或项列表。Microsoft Office Word 为数据文件中的每一项（或记录）生成主文档的一个副本。如果数据文件为邮寄列表，这些项可能就是收件人。如果只希望为数据文件中的某些项生成副本，可以选择要包括的项（记录）。 4. 向文档添加占位符（称为邮件合并域）。执行邮件合并时，来自数据文件的信息会填充到邮件合并域中。 5. 预览并完成合并。打印整组文档之前可以预览每个文档副本。 您可以使用“邮件”选项卡上的命令来执行邮件合并。 提示 还可以使用“邮件合并”任务窗格执行邮件合并，该任务窗格将分步引导您完成这一过程。若要使用任务窗格，请在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”，然后单击“邮件合并分步向导”。 设置主文档 1. 启动 Word。 默认情况下，一个空白文档将会打开。让该文档开着。如果关闭该文档，便无法使用下一步的命令。 2. 在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”。 3. 单击要创建的文档的类型。 例如，您可以创建： 一组信封 所有信封的寄信人地址都相同，但每个信封的收信人地址都不相同。单击“信封”，然后在“信封选项”对话框的“信封选项”选项卡上，指定所需信封尺寸和文本格式。 一组地址标签 每个标签都显示一个人的姓名和地址，但每个标签上的姓名和地址都不相同。单击“标签”，然后在“标签选项”对话框中指定所需标签类型。 一组套用信函或电子邮件 所有信函或邮件的基本内容都相同，但每一信函或邮件还包含收件人的唯一信息，如姓名、地址或其他信息。单击“信函”或“电子邮件”创建相应类型的文档。 目录 每一项都会显示相同类型的信息，如名称和说明，但每一项的名称和说明都不相同。单击“目录”创建此类型文档。 恢...