第 3 讲开会前的准备工作 [本讲重点]是否要开会准备工作的作用1H 5W准备工作核对单主持人的准备工作 是否要开会 “机遇只偏爱那些有准备的头脑”。对一个人而言，无论做任何事，假如事前没有做好充分的准备，那么等待他的必定是一个注定的失败。对一次会议而言，高效的会议其实在正式宣布开始之前就开始了！一次高效会议的第一步准备工作是确定是否真的有开会的必要性。这个确定工作看似多余，实际上必不可少。这一步确定工作的作用相当于一个“筛选器”，它使那些根本不符合发生条件的“会议”提前落选，从而为高效会议的产生把好第一关。 1．无需开会的“五个假如”图 3-1 不需开会的“五个假如”◆假如还有比开会更好的方法，即假如能够通过一些看似原始的方法达到与开会同样的目的，就无需进行会议，例如写纸条、打或发等。◆这些方式可能在感觉上不如开会那么痛快淋漓，然而却简洁有效，对于一些问题的解决具有经济有用的优势。◆假如你是唯一可以做决策的人，那么一定不要浪费自己和他人的时间，召开耗时长久的所谓会议。首先，因为他人的参加可能只能把问题变得更糟；其次，决策既然只能由你做出，就无需聚集他人集体讨论，结果又全盘推翻他人意见，这种做法只会既不利于解决问题，又容易令自己陷入尴尬境地。◆会议成本是一个绝对不容忽视的问题，一定要做好会议成本的预算，不能用高昂的会议成原来换取某些会议的发生，因为长此以往公司必定会不堪重负、得不偿失。 2．必须开会的“五个假如”图 3-2 必须开会的“五个假如”◆“听取部门汇报工作”最好采纳会议的形式，不能用每周或每月交一次书面报告的方式取代。定时交书面报告往往会流于形式，往往会使公司上下形成为了交报告而交报告的不良风气 ，使公司部缺乏沟通，使问题和建议无法顺畅流通，长此以往，后果不堪设想。因此，每月一定要召开正式的会议，听取部门汇报工作，使各种信息在公司部高效流通。◆表扬和批判是两种很好的激励方式，而当众的表扬和批判具有更强的影响力。采纳会议的形式表扬或批判，有利于充分发挥表扬或批判的作用。在大会上当众表扬“明星员工”可以树立标杆，充分发挥榜样的好作用，有效推动竞争；当众批判某些情节严重的错误行为，有利于警醒员工，避开同类事情再度发生。◆当你给某一个项目小组，或者给你的部门分配任务时，一定要进行会议，不能采纳或者其他书面形式。因为分派任务意味着要达到团结上下、协作完成任务的目的，只有通过会议...
