进出口管理系统规章制度(一)

(第一部分) ? □ 准备工作? 营业助理复查上次该客户当面所交代或离京后来电或来函所应办工作是否已完成，如未完成应速办妥。? 2.营业助理需准备客户所欲购项目的最新报价，以满足客户再订购的需要。? 3.营业助理应客户所需，代订饭店房间，并于到京前一天应再与饭店联络，不可有误。? 4.营业助理须通知装押助理，最迟于客户来京前一日备妥 ool(outstanding order list)。? □ 客户当日工作? 1?如需到机场迎接，营业部助理应向总务科协调安排接机事宜，并应于飞机抵达前 2 小时与航空公司机场办事处联络班机确定到达时间。必须提早 5 分钟抵达机场或饭店将客人接来公司。? 2?如客户需赴工厂察看，营业助理应事先与工厂联络，安排行程。? 3?如客户需要游览名胜古迹，营业助理应事先安排观光行程。? □ 客户来公司当日? 2.如客户需要饮料、食品等，营业助理应通知样品室有关人员准备。? 3.如需采购部有关科长备询时，营业助理应事先通知待命。? □ 客户接洽业务? 1.营业部经理及助理陪客户选择样品。? 3.与客户洽谈中，对报价及客户所特别要求的规格、形态、大小、尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、质量、订购数量等营业助理均应详细列入记录，必要时画上该产品草图。? 4.如客户当日未能决定采购，须待数日继续洽谈时，营业助理应将所选择出来的样品，留条叮嘱样品室有关人员暂保留于业务洽谈室架子内。以免下次洽谈时重复选择。(保留期限不得超过一星期)。? 5.如客户不予洽谈或已洽商完毕之样品，营业助理应立即叮嘱样品室有关人员归还原处。? 6.客户如有任何询问应即查核答复，如不能即时答复，也应向客户说明原因并告以何时答复。? 7.与客户洽谈中，对客户所交代之工作应于下次洽谈前完成。? □ 整理 o/c 或报价单? 1.应客户需要，将洽谈中有兴趣的产品，营业助理与采购有关科长协调整理报价单，经主管经理核阅后打出交给客户。? 2.客户订购产品，营业助理应于客户离公司的当日或限期内将 o/c 单项总价及全部总价底稿整理妥当，呈主管经理核阅后，按 o/c 所需份数多加二份。如系 c&f 或 cif 时，o/c 上之材数不予打出。? 3.营业助理，应立即核对 o/c 是否与底稿相符，如有错误即自行修改确实无误，然后抽出一份 o/c 请示经理后，开境内订单，连同境内订单装运联一并交装押助理。? 4.所有寄境外信件，o/c 或其他一切文件须由营业助理核对，并在寄出之份上经理签名处旁签名，日期，送交主管...