SMD-SA-SOP-任务单和宴会协议书的存档及销售协议的借阅流程

1.宴会协调员收到宴会协议方 可 根 据 协 议 填 写 任 务单。如遇特别情况，销售人员未能及时提供协议，需向上级主管报批。2.宴会协议原件、任务单的存档。3.宴会协议原件的借阅、复印。1. 宴会协调员收到销售人员签订的宴会协议原件后方可根据协议制作任务单。特别情况的处理方式：a、销售员无法提前（小型宴会提前 2 天，大型宴会提前3 天）提供销售协议至本部的，需以邮件形式向营销总监或资深销售经理报备并获批准后，本部根据该邮件内容制作任务单，销售员需于任务单发出 3 日内将销售协议原件补交本部。b 、 无 法 提 供 宴 会 协 议 至 本部，销售人员需提供书面报告说明其原因，送至营销总监或资深销售经理签批后抄送本部，本部根据该书面报告制作任务单。2.1 宴会协调员需将宴会协议原件、经签批的任务单、最后一次更新版任务单一并装订存档。2.2.每月底制作一份当月任务单目录（见附件 1），内容包括宴会时间、公司名称等相关信息。2.3.每日需将前一天已结束的宴会任务单及协议根据时间顺序存入档案柜中。每月 3 日之前必须将上月的宴会任务单及协议整理密封存档，并附上目录以备查阅。每年 1 月 15 日之前需将上一年度宴会任务单及协议整理送往营销办存档。3.1 销售员或酒店其他部门需查阅以往宴会协议原件，需经宴会协调副理或主管同意；如需将宴会协议原件借离本部，需填写宴会协议借阅单，并在 1 日内归还；如需将宴会协议原件复印或借阅1.法律规范编制任务单的程序；便于宴会协议原件的存档及以后的查阅。2.便于以后查阅。3.法律规范宴会协议原件的借阅、复印流程，防 止 协 议 的 外 流 、 丢失。时间超过 1 日时须报营销总监或资深销售经理批准后方可实行。3.2 宴会协议借阅单（请见附件2.）须与原协议一并存档，以备查阅。相关表格：附加 1.：任务单、宴会协议存档目录任务单、宴会协议存档目录（实际运用使用 Excel 文档）序号发单时间任务单编号公司/旅行社名称负责人联系方式销售人员1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.附件 2.：宴会协议借阅单宴会协议借阅单合同名称：合同签订日期： 任务单编号：借阅时间：预归还时间：实际归还时间：借阅理由：借阅人签字：经手人：批准人：备注：（常用于填写是否需复印，或其他一些特别的事情）苗木供应合同书甲方：乙方：周至县哑柏镇绿星苗圃经甲乙双方协商同意， （以下简称甲方）从周至县哑柏镇绿星苗圃（以下简称乙方）购买银杏...