文件编号管理规定一、目得为了法律规范各部门与各管理体系文件得编号及文件得日常管理工作,使文件在使用过程中不发生内容重复、遗留,便于文件得检索与存档,特制定本办法
二、适用范围适用于君霖纺织所有文件&制度得编号
三、术语根据文件性质分为体系文件、技术文件、合同文件、文书文件四类
1、体系文件指质量手册、程序文件、管理文件、管理通知、质量记录等与质量体系有关得文件
2、技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件与其它技术文件五大类
3、合同文件指中标通知书、专用合同条款、通用合同条款、经合同双方确认进入合同得其她文件
4、文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性得通知等其它与质量体系无直接关联得文件
四、职责1、办公室负责体系文件、技术文件得编号与归口管理
2、人力资源部负责文书文件得编号与归口管理
3、财务部负责合同文件得编号与归口管理
五、正文1、文件编号规则1、1 外来文件执行原编号
1、2 体系文件根据体系文件编号规则进行编号,例:JLFZ-QM-1701
1、3 技术文件根据技术文件编号规则进行编号,例:JLFZ-JS-1701
1、4 合同文件根据合同文件编号规则进行编号,例:JLFZ-RZ-1701
1、5 文书文件根据文书文件编号规则进行编号,例:JLFZ-CW-1701
2、文件编写法律规范2、1 文件分为标题→编号→目得→适用范围→术语→职责→正文→接口文件→记录→附则等十部分(严格执行以上编写顺序),可依据文件性质进行适当删减
2、2 体系文件编写法律规范(见附件一)2、3 技术文件根据技术文件编写法律规范进行编写
2、4 合同文件根据合同文件编写法律规范进行编写
2、5 文书文件编写法律规范2、5、1 红头文件编写法律规范(见附件二)2、5、2 报告/请示编写法律规范(见附件三)2、5、3 会议纪要编写法律规范(见附件四)
