公司合同管理制度(试行版)

1．目的 为法律规范公司的管理，完善公司的合同管理，特制订本制度。2．范围 公司对外的所有合同（劳动合同除外）均按本规定处理。3．责任3.1 各对外部门负责合同的起草和谈判。3.2 法务部负责合同的审核。3.3 商务部负责合同的管理。4．内容4.1 合同的签定4.1.1 公司对外合同，由各相关负责部门起草。4.1.2 合同起草部门负责与客户或供应商进行谈判，确定合同的初版。4.1.3 合同起草部门填写《合同审批单》，由部门经理签署意见后，交法务部审核。《合同审批单》中必须注明合同类别及隶属关系。4.1.4 法务部门负责从法律角度审核合同文本，两个工作日内在《合同审批单》上签署意见，发还合同起草部门。4.1.5 合同起草部门将合同及《合同审批单》一起呈报所属副总经理、总经理审批。4.1.6 合同起草部门持合同及经过签署意见的《合同审批单》到法务部加盖公章。4.1.7 合同起草部门负责将公司保存的合同原件以及电子版本送商务部合同管理员，并及时销毁所有的文字版本及电子版本。4.2 合同的管理4.2.1 公司对外合同，由商务部专人负责管理。4.2.2 商务部在接到合同后，首先由合同管理员进行编号，加盖编号章。编号规则如下： TC·H（技术资料为 TC·J）— 项目号— 类别号 — XXXXXXX（七位编号） 项目号： 根据具体项目，设两位英文大写字母编号； 类别号： Z – 总承包合同； F – 分包合同； C – 采购合同；B – 保险合同； Q – 其它合同；七位编号：总承包合同为： A + 四位年份 + 两位流水号 如：A202501 归属总承包合同下的合同为： 两位年号 + 总承包合同流水号 + 三位流水号 如：0501001 单独合同为： D +四位年份 + 两位流水号 如：D2025014.2.4 合同管理员编制合同进度档案，记录进度点。每周一将进度情况汇总成表，呈报总经理。4.2.5 合同管理员将合同和技术资料的电子版本转变为 PDF 格式文件，设置为只读文件（不允许另存、修改、复制等）并用合同编号命名。所有电子版本应加密保存。4.2.6 合同管理员建立加密共享文档，向财务部、法务部及使用部门的主管和使用人分权限开放共享。4.2.6 合同管理员将合同副本交财务留存。4.3 合同的使用4.3.1 合同原件原则上不可以外借。4.3.2 合同执行部门和部门经理以上级别人员，在有需要时，可以申请要求翻阅合同。4.3.3 管理员根据要求，向申请人开放 PDF 格式电子版本的共享，授予密码。4.3.4 申请人阅读完后，通知管...