办公自动化建设与管理标准第一节办公自动化概述一、办公自动化的含义20世纪40年代，在美国的部分企业开始使用机器来处理办公业务。当时这被称作办公自动化（OfficeAutomation简称OA）。随着技术和经济的发展，它早已超出了用机器来处理办公事物的狭窄范围。办公自动化是一种综合运用电子、通信等多种技术从事文秘、行政工作的现代化办公形式，它从生产经营部门和行政部门的办公事务处理开始，进入到各类的信息控制管理，进而发展到辅助领导的决策，是对传统办公和管理方式的挑战。办公自动化随着微型计算机的普及发展和现代通信手段的进步而逐步成长起来。它是一项综合性的应用技术，涉及到技术科学和管理科学。技术科学包括计算机技术、通信技术、人-机工程和系统工程等；管理科学是指科学地组织和优化各个办公环节，使之发挥尽可能高的办公效率。总之，办公自动化是一项系统工程。二、办公自动化的意义办公自动化是当今企业发展战略的重要环节。它与人事、财务、市场、产品（服务）等战略具有同等地位。积极引进先进的电子技术成果来彻底实行办公业务自动化，其结果，能由机器做的事情全由机器承担，而人则可进行更有创造性的工作，诸如市场的发掘、新产品的开发等，这样以往办公室所扮演的处理单纯事物的“后勤协调部门的角色”将转变成为足以影响企业生存的“战略据点”。现代企业被信息爆炸的社会所包围。对企业经营管理而言，信息产生效益并非耸人听闻。在至今为止的工业社会中，人、财、物一直都被认为是企业的三资源。而在信息社会中，信息已成为第四种经营资源。并且在信息时代，经济结构亦将由以人、财、物为主蜕变为以信息为主的结构。事实上，现代社会的个别化、多元化形态的发展特征决定了企业的活动必须首先掌握大量的各种信息，而极其重要的是从中提炼出有用的信息。例如，做市场分析时，主要是了解顾客潜在的要求，而本身拥有的技术和产品则在其次。为开展正确的市场分析，信息的收集和处理过程是极其重要的。接下来企业的下一个活动是使这些潜在的需求表现出来，也就是创造市场。三、办公自动化系统的三个功能层次一个完善的办公自动化（以下称OA）系统可划分成三个在功能上有明显区别的结构层次，它们分别是事务（包括业务）处理级、信息管理级和决策支持级。1.事务处理级办公系统（DPS）这是在OA系统的功能层次中最基础的层次。它的任务是处理办公室中一些日常例行性的事务，如文字处理、表格处理、文件信函的收发、行文处理、文档资料管理、办公日程管理、财务统计、月报表、年终报表处理，以及其他一些行政管理。对于公司和企业还包括围绕所经营的业务，如签订合同、供销业务、报名业务等的处理工作。这一级办公系统的主要特点是直接面向办公操作人员，因此，强调必须要具备良好的人。2.信息管理级办公系统（MIS）一些大、中型企事业单位，在处理正常的办公事务（业务）中，需要查询有关的数据信息。因此，必须建立全局性的综合数据库系统，供有关部门共享数据信息。这个数据库系统建立在事务处理级办公系统的基础上，构成OA系统的第二个层次，称为信息管理级办公系统。3.决策支持级办公系统（DSS）它在功能较为全面的OA系统中处于最高的层次。它建立在信息管理级办公系统的基础上，必须使用由全局性数据库系统提供的有关信息，针对各种需要作出决策的问题，利用经验构成的或理论的决策数学模型，结合有关内部和外部的信息作为条件，由计算机执行决策程序，作出决策。以上三个层次的办公功能互有依存关系。决策支持层依赖于信息管理层提供的信息；信息管理层也依赖事务处理层对数据信息的采集、处理、筛选，最后提供作为全局性使用的数据信息。从实际需要和可能的角度来看，并非在开始建立OA系统时都必须是完整的三个功能层次，而应该根据需要和可能的条件，逐步完善。目前，事务（业务）处理级OA系统的应用最为普遍，大、中型企事业单位正在普及这一功能层次的OA系统。四、办公自动化的软件种类办公室自动化技术的核心是办公室信息处理技术，也就是利用各种等级的计算机系统处理办公信息，因此用于办公信息处理的软件是办公自动化的重要工具。从办公应用的观...
