对外贸易函电简要一、商务信函的基础知识（一）商务信函的特点和原则Features&Principles商务信函是商务活动中企业与企业之间沟通信息的重要工具，它不仅具有一般信函的特点同时又与商务活动密切相关，里面会用到一些商务术语，另外在内容和结构方面又和普通信函存在明显的不同。因此，撰写人必须充分注意归集商务活动对于商务信函的特殊要求目前，商务信函一般遵循“五C原则”（FiveC’sPrinciples），即Correct（正确）、Clear（清楚）、Concise（简洁）、Complete（完整）、Courteous（礼貌）。1、Correct（正确）一封商务信函在各个方面应该都是正确的，包括格式、语法、拼写、术语应用等等。错误的内容不仅会造成双方的误解，导致贸易纠纷，还会给公司形象带来不良影响，伤害公司信誉。举例说明常见的不规范错误：Dearsirs,正确：DearSirs,错误：No.213,MaylandRoad,London,U.K.正确：213MaylandRoad,London,U.K错误：Thisgoodsishigh.正确：Thisarticle(item)ishighinprice.错误：Wearesatisfiedwiththequalityofthegoodsyoushippedtous.正确：Wearesatisfiedwiththequalityofyourshipment.错误：Weshalldeductthisamountfromyouracount.\正确：Weshalldebityouraccountwiththisamount.2、Clear（清楚）商务函电所述问题务必清楚明白，不可令人产生误解，句子不能带有歧义，否则会带来严重后果。在实务工作中，由于函电导致的纠纷屡见不鲜。常见例子如下：歧义：Wehaveacceptedyourproposalinyourlastletter.清楚：WehaveacceptedyourproposalinyourletterdatedMay3rd.歧义：Wearegaldtotellyouthatwehaveshippedyourorder.清楚：WearegladtotellyouthatwehaveshippedthegoodsasperyourorderNo.231.歧义：Thecreditwillremainvaliduntiltheendofthismonth.清楚：ThecredirwillremainvaliduntilMay31st,2008.3、Concise（简洁）商务函电所述问题要直截了当。简明扼要，避免拐弯抹角，负责会给人一种啰嗦的感觉，也会造成误会，使对方不能明白你的本意。4、Complete（完整）函电中要把需要说明的事件全面交代清楚、叙述问题有始有终，切忌有头无尾。一个问题说明之后，与此相关的问题最好也能做出相应说明，减少双方来回确认的次数，提高效率。原句：Yourorderfor500m/tsSodaAshhasbeenshippedonboardthevessels.s.”Victoria”onJuly5th.修改：Yourorderfor500m/tsSodaAshhasbeenshippedonboardthevessels.s.“Victoria”onJuly5thunderB/Lno.xxxxxxxxxx.ThesaidvesselistoleavefordestinationonJuly8thandwillarriveonJuly25th.5、Courteous（礼貌）礼貌是商务函电的重要特征，对于增进买卖双方的感情、实现预期目的具有非常积极的作用。我们来比较一下下面几组句子在语气上的不同：不礼貌：Youarerequestedtoshipourorderwithoutanydelay.礼貌：Yourpromptshipmentofourorderwillbehighlyappreciated.不礼貌：Weinsistonyourimmediatepayment.礼貌：Wearecountingonreceivingyourremittancesoon.除了上面介绍的几个原则之外，撰写商务信函是还有一些小问题需要加以注意：1、尽量多使用第二人称，就是所谓的”YouAttitude”。第二人称会让对方感觉你时时把对方放在第一位，对于增进双方的关系大有帮助。使用第一人称：Wehavedispatchedyourorderyesterday.使用第二人称：Yourorderhasbeendispatchedyesterday.使用第一人称：Wearelookingforwardtoyourearlyreply.使用第二人称：Yourpromptanswerwillbeappreciated.2、尽量使用积极的口气，能让人产生信心，化解不满意的事情，淡化一些不愉快的问题。消极：WearesorrytoinformyouthatwecannotshipyourorderbecausewehavenotreceivedyourL/C.积极：WeshallbegladtoshipyourorderuponreceiptofyourL/C.消极：Wearesorrythatwehavedelayedtheshipmentofyourorder.积极：Wesincerelyhopethatthisdelayhavenotinconveniencedyoutoomuch.(二)格式和结构1、一般商务信函的基本格式实务中常用的信函格式主要采用两种，一种叫做平头式(FULLBLOCKFORM)，另一种叫缩行式(INDENTEDFORM)。（1）平头式（FULLBLOCKFORM）这种格式要求所有内...
