第1页共7页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第1页共7页资料室管理规定为规范公司资料管理，有效地利用和保护资料，全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，维护公司的合法权益，并为今后决策科学化提供依据，特制定本规定，各部门、项目部必须按本规定认真做好资料管理工作。一、资料归档范围：本规定所指的资料是指过去和现在的公司各级部门和员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文件、图纸、方案、软件、图片、音像、技术资料、电脑盘片、胶卷、荣誉实物、书籍、证件等不同形式的历史记录。拟出各部门归档目录，提交资料管理员，按照资料性质予以收集、分类、归档。1．市场部：①资格预审文件；②招标文件，即招标办、甲方发放的所有纸质文件和电子版文件；③投标文件，即设计方案、设计说明、深化设计说明、展项设计技术说明、方案施工图、设计效果图、技术标、综合标电子文档。2、预算部：①项目多媒体互动软件的投标文件（商务标）；②项目的所有设计文件、图纸、说明书等；③投标答疑文件a自己公司提出的b代理公司或甲方回答；资料齐全、准确后，于五日内到资料室登记存档。3．工程部：①各项目工程中标通知书；②工程的施工合同；第2页共7页第1页共7页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第2页共7页③承包协议；④管理施工、竣工验收等方面的的资料及外购设备仪器的随箱全套资料，由拆箱负责人收集齐全，及时移交公司资料管理员，统一保管。4．办公室：公司管理机构形成的各种规章、制度、会议、决策、会议纪要、申请、批复、通报、报告、通知、函等，以及各类外来文件等。二、资料归档制度：1．本公司资料面广量大，项目部分散，为了保证资料的质量和有利于查阅，故实行统一领导，分级管理。公司资料管理由办公室设置专管岗位，统一收集，分类归档。公司各部门及项目部必须指定专人负责（各项目部由资料员负责），因为他们熟悉文件材料的形成过程、内在联系和保存价值，他们担负起归档工作才能更有利。各部门及个人原则上不保留任何资料，如确实需要备用的可保留复印件，各部门把指派人员名单上报办公室，以后人员如有更换请及时通知。2．各有关部门领导要重视工程文件资料的形成、积累、整理和归档工作，在每一工程项目从招标、投标、施工、竣工工作告一段落之后，应归档的工程资料必须归档，没有完整、准确的资料归档不算完成任务。3．市场部每接到一个新的中标项目，需向胡副总、工程部、办公室三个部门下发中标项目内部通知单，以备各个部门及时第3页共7页第2页共7页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第3页共7页准备相应的资料。4．归档的文件材料，要做到齐全、完整、准确。文字材料必须字迹清晰，不得用铅笔、圆珠笔和复写纸书写，否则资料管理人员不予接收。项目工程类归档必须包括以下内容：①资格预审文件②招标文件、图纸④投标答疑：a自己公司提出的；b代理公司或甲方回答⑤投标文件（电子档或纸质文件）⑥工程中标通知书⑦工程施工合同⑧承包协议⑨工程竣工验收单及备案5.工程获奖证书由办公室印章管理员归档，不放入资料室。6．资料归档的时间：办公室指派专人负责平时的资料保管和整理，每月对公司资料室进行归档操作。各工程项目在施工中形成的资料在单位工程竣工后两个月内由资料员对公司资料室进行归档操作。7．文件材料归档时，应由归档部门编制《资料归档清单》，记录文件资料是否完整。若有缺失，及时向该项负责人追讨。8．挂靠项目部资料必须归档，资料不归档，财务不支付工程决算款。第4页共7页第3页共7页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第4页共7页三、保存期限：1．永久保存：公司证照；各级批文；印鉴；单位工程竣工资料；公司年度经营计划、经营总结；年度财务报表；技术资料；不动产所有权状及其他债权凭证；人力资源资料；大型活动图片、音像资料；其他核定须永久保存的文书。2．十五年保存：会计凭证；其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务资料的保存期限按国家相关...
