办公室文档的信息化陈访荣（宁波广播电视大学，浙江宁波315016）【摘要】本文从“办公室文档”现象出发，倡导办公室文档的信息化，论述了办公室文档信息化的原则，文档信息化的可行方案与技术走向，并以最新的XML载体例举了文字档案的处理。【关键词】办公室文档，信息化，网页，XML【中图分类号】TP317.1【文献标识码】A【文章编号】1672-3724（2004）02-0033-03ComputerizationofOfficeDocumentsCHENFang-rong（NingboRadioandTVUniversity,Ningbo315016,Zhejiang,China）Abstract:Fromthephenomenaof“officedocuments”,thispapercallsforthecomputerizationoftheofficedocuments,discussestheprincipleofthesedocuments,pointsoutthatthecomputerizationisbasedonworkableschemesandtechnologies,andlastlyprovidesthelatestXMLexamplesofprocessingwordfiles.KeyWords:Officedocuemts;Computerization;Webpage;XML文字档案是人类文明史上最卓越的信息载体，它是在一定的媒介上承载文字信息的。从远古的甲骨、陶、碑、简、帛，到纸介时代，直至电、磁、光介质的普遍使用，媒介技术的每次变迁，都极大地推动了和推动着文档内涵、功效、记录成本和传播途径与速度的发展变化。现在的办公室文档编制普遍存在信息价值低、传播成本高、一致性差等缺陷，急需进行信息化改造，使之成为在线资讯，并组织应用开发，增加对文档的复用和挖潜。信息化的典型误区——“办公室文档”现象单位或部门的业务活动大多围绕一系列的信息（如生产信息、管理信息、营销信息、决策信息等等）而展开，运用信息技术进行信息的辅助管理，是现代管理学的重要内容。在所有的计算机辅助信息管理业务中，数字化文档始终是信息的基本载体。因此，数字化文档的编制水平对IT（信息技术）应用水平起着关键性的作用。信息化文档编制的基本要求是，能够运用现有的成熟技术（如数据库技术）对文档进行深加工而产生较大量新信息、新认识，从而推动科学决策。总的来说，就是以数据库、超媒体文本为主要媒介形式，按数据源或数据所有权组织布局，并建立网状分布的索引、加工，形成多层次、多角度、实时、协同的信息整理和分析。但现在很多部门的文档编制，只是简单地将传统的纸介文档通过电脑打字转存到数字化设备上，然后通过排版打印得到“美容”了的纸介文档。其典型特征是：桌面字处理和编辑排版软件一统天下；打印稿成堆却鲜有备份磁盘、光盘……我们把这种现象称作“办公室文档”现象。其实，“办公室文档”除了第一次效益（美容文稿）和第一种效益（原样重复使用）外，较难产生第二种效益。这是因为在前沿科技（如模式识别、数据挖掘、文字理解等）尚未发展成熟的现实情况下，“办公室文档”只能通过人的智能活动（阅读识别、分析感受、总结概括等）产生新信息。所以“办公室文档”的信息价值低、传播成本高、一致性差，急需进行信息化改造，使之成为在线资讯，并组织应用开发，增加对文档的复用和挖潜。文档信息化三原则从格式密集型转向文字密集型，以提高文档的复用水平“办公室文档”的最大特点，是文档的格式信息非常密集而文字信息相对疏松。但除了换行标识、段落标识等少量的格式信息外，象版面布局、文字修饰等占据极大比重的格式信息只有打印到纸介（或显示到屏幕）时才有信息价值。这意味着在打印以外的应用中，此类文档的信息冗余度是很高的。事实上，在管理应用中文档格式并不需要设计得很复杂。文档中的输出格式信息就象是电磁通讯中的干扰波，如果“干扰波”很弱，则我们能较容易地、更多样地对文档内含的文字信息进行挖掘、应用，使之产生更丰富的效益。现代计算技术将文字进行数字化编码（如西文的ASCII码、汉字的国标区位码、UNICODE全球统一编码等），运用电路技术、电磁技术、光电技术等存放在电子记忆体、磁盘、磁带、光盘等媒介上，并通过计算机中的字库和特定功能程序，将编码所代表的文字外形显示在计算机屏幕上，或打印到其它媒介上。字库就是记录文字的外形图案的数据集合。（如图1所示）通过约定的格式将文字的数字编码组织在一起，就形成了数字化文档。数字化文字档案与传统文字档案...
