第1页共16页编号:时间:2021年x月x日书山有路勤为径,学海无涯苦作舟页码:第1页共16页办公室管理课程辅导资料(1)邮件收发、接待实务(一)第四章邮件收发案例五:某年3月5日,新欣化工公司的总经理出差了,这次的期限是从3月5日至3月12日,预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件,其中上司亲启的信一封,一个邮包,总经理办公室收件三封,其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室,小王说:“小李,把这封信交给你们科长”,小李把信带走了。小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里,又拆开总经理办公室收件,一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会,小王想,总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会,12日他正好回来,一定会参加的。于是小王打印了接受邀请的回信,明确告知对方总经理将参加会议,并替总经理签了名。拆开第二封信,拿出信纸,里面还有两张产品样品的照片,小王看了信的内容,附件里说明有三张照片,小王不知道如何处理,她把照片又放回了信封中。小王拆开邮包,发现是产品研发中心为了开发新产品,在前几天订购的新型材料,一共有五个品种,小王凭印象觉得订购的是三种,多了两种。心想,是供应商主动送来的,不拿白不拿,于是她打电话让研发中心的人取走了。小王处理邮件的做法是否正确?如果不正确,正确的做法应该是怎样的?一.邮件的收取P64如果从外部送达的邮件是由单位的收发部门负责的,当邮件到达文秘人员室时,文秘人员应从其中挑选出必须交给上司的邮件,并记录在收件单(簿)上,如:P65二.邮件的分拣P65文秘人员收到邮件后应该按照一定的标准进行分拣:(1)按照收件人的姓名分拣。这是最容易操作的一种标准,但实际分类时很不方便,只适合于人数较少的公司或部门。(2)按照收件部门的名称分拣。按一个部门一类的方法进行分类,如果邮件上写的部门本组织没有设置,则把它归入与此相近的部门,如写明“教育处”收的,可以归入本公司的“培训中心”。这种方法还可以与第一种方法结合起来用,先按收件部门的名称分拣,然后根据姓名归类。(3)按照邮件的重要性分拣。文秘人员可以在两个方面判断出邮件的重要性:一是重要来信人的姓名或重要来信单位的名称;二是邮件上出现的挂号邮件(RegisteredMail)、保价邮件(InsuredMail)、快递邮件(ExpressedMail)、机要邮件(ConfidentialMail)、和带回执邮件(CertifiedMail)等特殊的邮寄标记。此外,电报、电传和传真等邮件也是比较重要的。各个单位可以根据自己的情况设置重要性分类标准,如美国按照重要性分类的标准:·所有电报、电传、传真、计算机自动打印输出的文件,以及各种付费特殊的邮件(挂号邮件、保价邮件等);·各种普通邮件,其中包括普通信件以及发票、帐单、货单等单据和支票;·本公司设在其他地方的分公司、办事处、工厂或部门寄来的各种邮件;·私人邮件和机要邮件;·报纸、杂志等定期出版的印刷品;·商品目录册、商业宣传用的小册子以及其他各种广告资料;第2页共16页第1页共16页编号:时间:2021年x月x日书山有路勤为径,学海无涯苦作舟页码:第2页共16页·各种邮包。但各行各业的邮件分拣标准应有自己的特点,如私人邮件和机要邮件就不能并为一类。按重要性分拣标准可以和按收件人、部门名称分拣标准相结合的方法,先根据重要性分拣,然后再按其他标准分拣。三.邮件的拆封P67有些邮件需要文秘人员拆封后交给上司或有关部门处理,到底哪些邮件可以由文秘人员拆封,哪些不允许,应事先与上司达成协议或规定。一般来说,机要邮件和私人邮件文秘人员不应拆封,除非上司特别授权。写明上司亲启的信件应直接交给上司处理,如果文秘人员无意拆开了,在信封上要写上“误拆”,并签上自己的名字,封上信口,把信件交给上司的时候向他(她)道歉。邮件的拆封要注意几点:(1)拿到信件后应在桌子上磕几下,使里面的信纸和其他东西沉落在信封的一边,以免在拆封时遭到损坏。一般用剪刀拆信封,公务信件是不允许用手撕的,如果需要拆封的信件很多,最好用手动或自动拆信机,以提高拆...