新曙光投资管理公司 文件编号 XSG/XZ-Z-2010-01 文件版次 第1 版 文控管理制度 修改状态 页 次 共16页 第1页 文控管理流程要求 收 文 流 程 流程 流程要求 注意事项 外来文件到达 签收、登记、分发 行政管理中心审阅 上级及承办部门 审阅、批办 文件催办 文件归档 外来文件到达公司，办公室文员应注意检查封口和包装，对破口、散包或被拆函件应查明或拒收，对误投的信件应当场退还。 1、在文件单上签收，保留签收单。 2、区分私人文件、领导亲启文件、有密件字样的文件及一般性文件。 3、文员对来文进行登记。 4、密件、急件在第一时间内要送交上指定收件人或上级部门处理。 5、一般性文件、私人文件登记后转发各部门及个人。 6、外来文件分送到各部门时，各部门接收人应在《来件分发确认单》上签字确认接收。 对有密件、急件字样的文件，第一注意时效性，及时上报；第二注意保密性，密件文件只有行政负责人及总经理有权拆封。 1、行政负责人对重要、有密级、紧急字样的文件及时阅办，避免文件积压、误事。 2、根据文件内容，性质涉及部门，附上《来文传阅处理单》送总经理或相关部门办理。 3、行政负责人应对《文件传阅处理单》进行跟催。 重要文件注意时效性。 1、《来文传阅处理单》是处理重要文件时使用，传阅领导应当天传阅完并签署批办意见，特 殊 情 况 不 得 超 过 2 天。 2、批办意见应明确承办单位 、责任 人负责办理。 3、对需 要学 习 的文件下 发各单位 部门组 织 学 习 。 4、对需 要起 草 的文件的交有关部门起 草 。 5、对需 要批复 的文件提 出 批复 意见。 6、对需 要执 行的文件明确责任 部门，人员办理。 批办需 明确责任 部门、责任 人。 1、行政负责人根据拟 办意见对各承办单位 处理情 况 进行跟催。填 写 《文件批办跟踪 表 》备 查。 2、对逾 期 未 办理的部门，行政负责人应负责催办，并在跟踪 表 上注明原因 及最 终 办理时间。 3、来文办理涉及发文拟 稿 的按 发文流程要求进行。 1、文员在每 月5 号前 应整 理好 上月 收文程序 中涉及的文件及各类 表 单。填 写 好 《文件归档移 交清 单》。 2、行政负责人根据移 交清 单审查确认签字后，由 文员交档案 管理人员签字确认，办理好 入 档手 续 。 3、涉及密级资料 入 档的由 行政负责人整 理交总经理审核 确认直 接与 档案...
