教育部科技查新工作站查新报告撰写规范 教育部科技查新工作站查新报告存档规范 1.查新报告编号 查新报告编号由 12 位字符构成，1~3 位为本查新站代号，统一为“z08”；4~7 位为该查新项目委托时的年代号，如“2007”；8~9 位为东西校区区分代号，XX 县区用“01”，XX县区用“02”；10~12 位为委托顺序号，每年从“001”开始顺序编排。 2.查新报告存档 所有完成的查新报告保存打印版一份、电子版二份。 1）打印版存档 打印版与查新合同一起装订后，按编号顺序装入档案盒保存。档案盒逐次编号，每个档案盒上标明本盒中所存查新报告起讫编号、年代、盒号。 2）档案盒编号 档案盒由一位区分东 XX 县区的大写字母和若干位数字顺序号构成，XX 县区用“d”表示，XX 县区用“x”表示，如“d50”表示 XX 县区第 50 号档案盒。 3）电子版的保存 电子版查新报告由档案管理员在本人电脑上保存一份，保存时先在本人电脑上开辟专门空间并建立若干子文件夹，子文件夹名称与打印版档案盒号对应，如“d52”等。查新报告电子版按打印版顺序存入对应的子文件夹中。最后以同样方式在图书馆 ftp 服务器上开辟的专门空间中建立子文件夹，再另外保存一份电子版查新报告。 3.查新档案目录建立及维护 1）东 XX 县区完成的查新报告分别逐年建立独立的 excel格式目录表，目录表中应依次著录如下项目：a 编号、b 课题名称、c 委托人、d 委托单位、e 查新范围、f 查新类型、g 查新员、h 审核员、i 委托日期、j 完成日期、k 盒号。 2）查新范围为国内、国外、国内外、专利四种之一； 3）查新类型为科研立项、成果鉴定、申报奖励、申请专利、技术引进、文章投稿、药物不良反应、其他八种之一； 4）委托日期和完成日期格式统一为 yyyy.mm.dd。 教育部科技查新工作站 2007 年 3 月 1 日
