办公耗材节省之道 开源节流三大方向 ●开源节流从办公设备开始 经济危机下，国际经济形势的不景气，对国内企业也产生了一定的冲击，许多公司采用开源节流的措施来增强竞争力，首先可以考虑从 IT设备的采购开始，尤其是办公设备。因为在企业办公中，办公设备的采购与后期维护、耗材等投入在整个 IT设备支出中占有较大的比例，所以节省成本，可以考虑首先从办公设备开始。本期我们的讨论的内容就是企业如何才能在办公设备采购、使用、维护中尽量做到节省开支。 与其它 IT设备不同的是，办公设备在采购之后的成本支出在整个 TCO（Total Cost Ownership）总体成本中占有重要的比例，所以当用户选择了一套设备之后，随之而来的潜在成本有时会给用户带来更大的冲击。 我们将一台普通打印机的 TCO成本计算方法拓展到一个企业所需办公设备的成本，拥有的所有办公设备实际总体成本 TCO＝首次采购成本＋耗材成本＋维护成本。 当打印量较小时，首次采购成本在总成本中占绝对比重，所以选择经济型办公设备是一件很重要的事情，但是当打印量增加时，耗材成本开始成为决定性的因素。所以耗材成本是后期开支的一个重要组成部分，同时办公设备的维护费用也是一笔不小的开支，而如何能在满足用户需求的前提下尽可能多的节省支出，成为摆在大大小小企业面前的一个难题。 ●控制成本线从采购开始 无论是对于纸张输出量较小的用户还是较多的用户，前期采购办公设备决定了后期成本控制的方向，因为在选定设备的前提下，耗材使用成本和维护成本会固定在某一个费用区间内而难以在节省支出上有所突破。 笔者提倡的采购原则有以下几条： 1、将企业办公采购作为一个整体进行，在具体到不同的部门或者特殊需求时，再单独进行采购方案策划。这样有利于避免大量重复设备的采购。 2、如果将采购设备看作一个供给方，而办公需求看作一个需求方，两者在尽可能的情况下达到一个平衡，如果供给方提供的资源较大，会支出过多的采购成本，同时也会增加后期耗材支出与维护支出；如果需求大于供给，产生的后果是虽然费用降低了，但是不能满足企业办公的需求，降低办公效率，对企业盈利的影响可能会远远大于节省的费用，这样就得不偿失了。所以，采购方案的制定最好能刚刚好满足企业需求。 3、设备选择原则：单功能办公设备的组合与多功能一体机同样能满足用户需求的情况下，尽量选择多功能设备，但是当集成度较高的设备需要支出巨大的采购费用时，可以考虑单功能设备...
