益田假日广场营运资料管理制度一、目的：为了加强对营运部工作中往来的文件资料进行及时归档和管理，全面提高资料管理的工作效率，使营运工作得以更有效开展，特拟制定本制度。二、需归档的文件资料：1. 政府下发的重要文件及相关部门来函；2. 公司下发的重要文件；3. 商户资料：1）商户基本信息资料（营业执照、卫生许可证等）；2）商户日常往来文件（包括传真、函件、申请表等）；3）文件：与商家洽谈的会议纪要、各种问题的解决方案等；4. 部门文件：会议纪要、工作联络单、请示、报告、函件等；内部管理资料（客户投诉登记、营运日志、各类报表报告总结）；5. 其它重要资料。三、文件的收、发管理1、 部门员工在收到文件后应及时到资料管理员处进行登记，当面填写收文登记表，与资料管理员办理好交接手续；(1) 资料管理员在接到文件时应及时进行登记，并做好电子文档备份；(2) 部门文件需对外发放时需经部门经理审核签字认可后，方可对外发送；(3) 资料管理员需将对外发送的文件进行详细登记，复印备份后发送给相关单位或部门并签收；2、需对外发送的文件资料：(1) 工作联络单、传真、会议纪要；(2) 部门回函；四、文件的传阅、借阅管理1、传阅程序、范围和借阅程序、范围：(1) 文件需在部门内传阅时，由资料管理员将文件交部门经理阅核，签字认可后发放部门员工进行传阅；(2) 部门员工在看过文件后需签字确认，由最后签字的员工将文件交回资料管理员处进行归档；(3) 部门及其它部门员工需借阅本部门的文件资料、专业书籍等，需在资料管理员处填写《文件借阅登记表》 ，并由部门经理（审批人）签字认可，方可借阅；(4) 文件、书籍归还时资料管理员应认真进行检查，如无问题需签字确认；(5) 文件、书籍等资料借阅后逾期未还者，资料管理员需及时进行催还；(6) 部门及其它部门员工借阅档案后应妥善保管，并按时归还；2、 建立文件网上发布制度，定期在公司内网上向部门员工发布部门性文件（1）周一网上发布部门周小结及本周计划、部门周例会纪要等（2）发布人：部门长（3）发布程序：所有发布文件须经部门经理审核签字后方可进行发布五、文件的保管、保存1、设立独立资料柜保存本部门重要资料；2、所有资料严格按照类别实行分类管理，统一对文件进行规范编号，并建立文件目录，以便日后文件的快速查找（报告、分析、总结、数据、制度、办法、规定、会议纪要要有电子文档备份） ；3、商户资料按租户、业态或楼层为单位对资料...
