活动场地，活动策划、组织和保障工作方案 （1）活动场地保障措施 若我公司入围本次采购项目，我公司将对学会公布的 2020 年下半年 41 场会议时间、地点，迅速检索我公司在本地区能调集的酒店、会议中心、旅行社、车辆、媒体等资源
向学会尽可能详细的每场会议的规格，预计参会人数和主题流程，依据此来判断我方是否需要提前搜集整合会议举办地的各种资源，以满足学会会议的场地需求
我方将从以下几个方面为活动提供保障措施： 1、对于我方不熟悉，资源较少的会议地点，我方将提前派人前往该地进行实地的调研考察，搜集当地的会议场地信息，价格信息，及其配套服务能力，获取会议举办期间各会议场地的预定情况
2、与其专业会务场地场地服务机构合作，通过专业的会议场地服务机构进行场地预定，确保我方在场地选择时有足够的选择余 地
3、通过我方的合作酒店、会议中心等业务伙 伴 ，拓 展 我方的会议场地信息，增 加 我方的预约 渠 道 和预约 成 功 率
会议的成 败 ，场地的选择相 当重 要，应 如 何 选择适 当的会议场地，应 该从以下几个方面考虑 一 、地区 1． 费 用 (成 本)与便 利 性
2． 是否邻 近 机场、高 铁 站 、火 车站
3． 轿 车或 出 租 车是否足够
4． 充 足的停 车空 间
5．如果需要，接送交通工具是否充足，费用情况
二、会场空间 1．会议室尺寸(面积)
2．当会议室做不同座位安排时，其容量如何
3．会议室隔音设备是否良好
4．电源开关、冷暖气控制是否单独分开
5．会议室的音响效果，是否有良好音响系统
6．固定设备如黑板、银幕和家具
7．障碍物如圆柱
8．视听设备： (1)视听效果，是否后座的人可以看到银幕
(2)会议室天花板高度
(3)是否有装饰灯架
(4)装饰的镜子是否会反光
(5)是否有窗帘遮住窗户光线
(6)电源控制位置
