公司重大活动、会议的组织及参加规范 第 一 条 成 立 工 作 组 每 次 大 型 活 动 、会议成立专项筹备小组，负责前期筹备、过程跟踪及后续处理工作。 组 长 ： 发起部门负责人。特别重大 活 动 、会议的，由董事长指定领导班子成员担任。 组 员 ： 发起部门及相关部门的部门中层及骨干人员（包括物资、场地、设备、考勤、资料管理等责任人） 监 督 员 ： 监察分室相关人员 第 二 条 信 息 确 认 1、确定活 动 、会议的时间、地点及活 动 主题内容； 2、确定活 动 参与人员姓名、职务、部门/单位； 3、确定活 动 、会议的详细流程安排，明确相关工作人员职责，制定《xx 活 动 工作安排表》（详见附表一）。 第 三 条 场 地 、物资安排 1、至少提前三天根据活 动 、会议需求预定场地，并提出场地布置方案。 2、大 型 活 动 提前半天、会议提前半小时调试 现 场音 响 设备，保证 所 有 设备在 活 动 、会议举 行 过程中能 正 常 运 作。 3、至少提前一天确定是 否 需要 做 水 牌 、横 幅 ，如 有 需要 尽 快 确定内容，并即 日 制作准 备好 。 4、至少提前一天根据活 动 、会议需要 准 备好 名牌 、鲜 花 、礼 花 、茶 水 、水 果 、活 动 、纸 巾 、桌 椅 、流程表等，所 有 物资提前半天到 位，并按 要 求提前布置好 场地。 第 四条 车辆安排 1、至少提前三天确定活动路线，做好相应接送、引领人员的工作安排。 2、至少提前两天根据活动级别、活动人数，确定使用车辆种类、数量，并于车辆确认后联系司机落实时间、行走线路。 3、如活动需要接送客人、集团领导，则提前根据发起部门或客人指定联系人提供的信息，查询需接送人员是否按时出发，飞机、火车有无晚点、延误等其他情况，并且进一步落实人员有无变化，做好相应的迎接准备。同时，提前预定机场贵宾厅；提前沟通火车站出站安排；如客人自驾车来访，需提前安排引领人员及引领车辆，提前确定接头地点并熟悉行车线路。 第 五 条 住 宿 安 排 1、根据住宿人员的职务、级别、重要程度事 前预定合 适 的酒 店并安排合 适 的住房 ； 2、根据住宿人员对 楼 层 、朝 向 的特 殊 要求 ，合 理 安排房 型 及房间位 置 ；确定房 号 、入 住天数，提前做好房 卡 。 3、提前做好叫 早 及早 餐 安排，做好退 房 及返 程...
