某地产房地产成都公司文件管理规范

1． 目的 为标准公司和各部门的文件分类、编制、更改、传阅、存档、查阅、借阅、下发、作废及电子文档的管理，并满足文件的价值，使其可提供适宜的培训、重复性和可追溯性，特制订本文件管理标准。2． 范围2.1 适用于公司内各部门文件管理3． 职责3.1公司总经理办公室负责以公司名义对内、外行文的编制、发文以及存档的文件管理。3.1.1总经理办公室指定专门的档案管理员，统一负责公司所有原始档案资料的管理，以防止档案资料管理的混乱、重复现象。3.2各部门负责以本部门名义对内、外行文编制、发文以及存档的文件管理。3.2.1各部门指定一个兼职档案管理员，负责本部门内文件管理及收发管理 等。3.3 公司总经理办公室负有对公司文件管理进行指导、监督和检查的职责。4． 标准内容：4.1文件的分类： 为满足不同文件的性质及需要，总经理办公室及各部门应对于各类文件予以分类。 公司内部管理文件类：以公司名义发出的规章制度、通知通报、人事任免、会议纪要、方案总结等文件。4.1.2 公司对外往来文件类：以公司名义与政府部门、上级公司、相关业务单位及其它单位往来文等。4.1.3部门文件类：以部门名义发出的通知、通报、会议纪要、方案总结、请示、报告等。4.1.4业务报告类：工程的调研报告、可行性讨论报告、楼盘销售情况、工程进展情况、审计报告、公司按揭情况等。4.1.5业务合同类：工程合同、营销合同、管理合同、设计合同、售楼合同等。4.2 文件的编制 为保证公司文档管理体系的有效性和持续适宜性，公司各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应标准，不得有错别字。4.2.2 文件标题定为小三号宋体字加粗，文件编号为小四号黑体字，文件内容为小四号宋体字。4 各部门所有需以公司名义对外发文，都必须到总经理办公室文件管理员处猎取统一发文编号加盖公章后，方可对外发文，编码方式为：成万科[年度]序号，对政府部门发文需使用红头文件纸打印。4.2.4 以公司名义下发的红头文件编码规那么为:成万字[年度]第序号。4.2.5公司、部门日常性下发文件编码规那么为：总经理办公室——成万办字[年度]序号，财务管理部---成万财字[年度]序号等，新增部门以此格式类推。 4.2.6部门日常无须存档的零星发文不用编号。4.2.7文件格式的样板〔仅限于规章制度类文件使用〕成都万科房地产编号名称版本第 页共 页编制更改审核批准生效期 年 月 日 目的：(要明确阐述编制和使用本文件的目的) 范围：(要明确...