秘书工作需要持续地集中注意力，因而要实行一些措施控制周围的嗓音，改善办公室的环境以减少精神分散。要根据工作流程和文件周转程序，对档案柜和办公台子的位置作妥善安排。有 95％以上的秘书都常为台子上堆满东西而苦恼，这里介绍一个保持台子洁净整齐的有效办法。1、除了你手头事情以外，把台子上所有其它文件清理掉。手头那件事应当是你目前先要解决的一件事。2、所有其他文件都必须放在文件夹里或抽屉里，而且应当放在一个好找的地方。3 、其它文件 不要放下你正在进行的工作中去;也不要做其它的很有吸引力的工作。4、一件工作转手后，再调查一下你的工作安排次序，然后开始做下一件最为重要的事情。6、常常查看你的台子，保持台子洁净。有个调查报告说，一位经理每天平均要花三个小时阅看和答复信件。这种做法的好处包括：2、使你的同事及时知道最新进展的情况。一个谨慎的秘书应当做到：1、要离开座位之前，应把放在桌上的文件收拾好，或放在抽屉之后才离开。办公时，看到客人来找自己，要众容自如的把文件收起来，不过想要做好以上这种洁净利落的动作，平常就要养成桌上东西好好整理起来的习惯。平常桌上只放工作需要的文件即可，要长时间离开座位或下班前，都要记得文件收到抽屉里。不要客人一来，只顾收文件而把其他的重要文件露了出来，做任何事都要沉着，不要慌乱。2、必须能在一方面注意周围的动静，一方面也能安心的办事。假如只注意埋头做自己的事，对周围的动静一点都不关怀，则往往客人已经站到自己面前，也还毫不察觉。“”像这种等客人让在自己面前，开口问 对不起，请问这里是不是总务科？ 的时候，才知有“”客人来，慌乱中， 啪 的一声把摊开的文件合起来，大家都会很不自然。所以一定要在客人还没有来到自己桌前时就感觉到，而能镇定地把文件先收起来。
