文 檔 管 理主講﹕李永忠2002.10.25 目錄1 、概論2. 文檔的制作與發放3. 檔案管理的方法§1 、概論一 . 文件、檔案的概念 1. 文件 ── 法定機關或組織按照一定的 形式經過一定的處理程序而形成的書面 文字材料 2. 檔案 ── 是一個單位在公務活動中形成的具有查考利用價值的歸檔集中保存起來的文件材料 ( 包括技術圖形、影片、照片等 )3. 文檔的格式 : 文件格式 : 標題、部門代號、年號和順序號 正式格式 : 除綜合性的報告、總結外 , 一文一事 文尾格式 : 發文機關 ( 落款或署名 ): 對此文件負責的機關、人 發文時間 : 最后發出時間 上呈、抄報機關 : 使領導有所了解、對本部門有規範、管理的部門 富士康企業集團 連絡單 頁次﹕ 受文單位﹕發文單位﹕ 會辦單位﹕發文編號﹕ 副本呈送﹕發文日期﹕ 主旨﹕說明﹕ 核准﹕審核﹕承辦﹕二、檔案管理的意義1. 作為法令的依據 檔案管理有利於隨時查閱相關法令或本公司的規章制度、會議決定 , 為公司業務運行找到可靠的依據2. 處理業務的參考 使業務人員在處理業務時準確、全面、客觀地了解企業情況 , 避免發生差錯3. 保密 企業檔案中 , 有些文件資料是秘密的 ,如果不專門加以管理 , 就很容易造成商業機密泄露 , 造成意想不到的損失三 . 檔案管理的原則 1. 集中管理原則﹕企業檔案為企業集體所有 , 任何人不得占為己有 , 因此應集中管理檔案 2. 共同分享原則﹕盡量減少檔案的復印份數及保管場所 , 提高檔案的保密系數和安全性 , 同時降低管理成本 3. 分類歸檔原則﹕及時分類、整理、編輯與傳遞 , 科學歸檔保管 , 提高管理質量與效率四 . 檔案管理的任務 一言蔽之﹕使檔案管理標准化﹑系統化﹑資訊化 1. 收集、整理、保管和統計與本公司 有關的各種檔案 2. 辦理檔案的借閱 , 做好檔案利用 和 研究 3. 進行檔案的鑒定 , 對超出保管期限 的檔案提出存毀意見 要求1. 維護檔案的完整性 / 安全性與便于使用相結合2. 對電子檔﹕篩選﹑打印﹑摘要﹑送閱﹑存檔 ( 同時保存電子檔 )§2. 文檔的制作與發放 遵守公司及部門公文管理、保密相關制度 負責對本部門發出文件的嚴肅性、規範性、嚴謹性進行監督、檢查 有責任注意本部門發文內容與其他部門發文不發生沖突、矛盾 , 發現問題時 , 應告知主管並提供相關文件、資料等 文件編號應統一管理 文種選用應統一管理...
