高校后勤档案管理与利用工作的实践与探讨

高校后勤档案管理与利用工作的实践与探讨一、高校后勤档案的内容和自身价值的挖掘1.高校后勤档案内容的综合性与多样性。不同高校的后勤管理部门，管理模式和称谓也会有所差异，有称总务处，也有称后勤管理中心或综合管理处等。常见模式为总务或后勤管理集团下辖的多个行政职能部门。狭义的后勤类档案仅指高校后勤部门产生的文件，即依据国家教委《高等学校档案实体分类法》，属十大类中行政类别（XZ）一级类目下的二级类目中之细分。以笔者就职的上海电力学院为例，后勤管理部门的机构设置分别有综合管理科、后勤保障科、能源信息管理中心和卫生所。这些管理部门的工作中不断产生各种文件，制度、计划、国有资产、工程管理、产权文件、教工住房分配、货币化补贴、社会化管理的协议、等材料，这些都是我校后勤档案归档范畴，档案的类目代号编制参照上海大学标准编为 XZ15。后勤档案植根于各项具体的工作中，涉及很多行政部门和师生工作生活的方方面面。部分后勤档案和学校人事档案、党群类档案、会计类档案形成交集，故高校后勤部门形成的档案具有综合性、多样性等特点。2.广义上的高校后勤档案较之于有形资产更是一笔无形文化财宝。历史存留的后勤基建类档案是学校弥足宝贵的财宝。高校建筑往往是高校历史进展过程中具有代表性的文化财宝。例如上海电力学院第一教学楼原为二战时期日本商业学校主教学楼，系 1932 年日本陆军大臣、关东军总司令白川义则殒命之处。2024 年获批成为优秀历史建筑和爱国主義教育基地。当年申报过程中，学校档案馆保存近半个世纪以上的该建筑后勤基建档案均成为重要佐证材料。高校后勤社会化改革后，服务机构的竞争性加强，各高校后勤普遍引进社会优质资源为学校服务，降低了运行成本、增强了实体的竞争和进展能力[2]107。依托后勤部门存储的档案文件、信息数据，选择引进最优质的社会资源服务于学校，对于高校后勤行政工作开展、经济管理活动都有着直接或间接的辅助支持作用。每一份文件制度、每一枚奖状照片、每一本证书对于后勤部门自身进展都是一笔无形财宝。近年来上海电力学院在新校区建设中所形成的施工技术图纸、前期审批文件、后期验收等文件材料具有一定的价值，它们所蕴含的情报、凭证价值在今后很久一段时间都会发挥作用。此外，楼宇各种管道、线路重新规划，需要施工图纸进行参考。若电路、管道等维修后新线路图纸文件未及时归档，则会引起很多隐患。同时，高校后勤部门在工程中与各类公司签订的协议、...