商务中的电子公文 八大关系之一：电子公文与纸质公文 电子公文是通过电脑进行操作、传输、存储等处理的数字化产物，与纸质公文相比，电子公文具有存储体积小、检索速度快、远距离快速传递及同时满足多用户共享等优点。随着电脑和网络信息技术的应用普及，越来越多的公文直接在电脑上产生和传输，电子公文也将越来越多。但与纸质公文相比，电子公文也存在自身无法克服的局限性，如信息与载体分离、不能直接阅读，必须依赖于软件和硬件才能识别和利用；电子公文容易被人修改、复制，修改之后几乎不留痕迹，在真实性、完整性、凭证性方面比较难认可。因此，目前甚至今后相当一段时间内，不可能抛开纸质公文而以电子公文取而代之，电子公文将和纸质公文并存。 我们应正确认识公文的本质功能——传递信息，理解电子公文与纸质公文的关系，破除对公文物理介质的习惯心理，建立数字化的公文新概念。对于电子公文，应根据其特点，制定适合的管理办法，使之与纸质公文实现优势互补。 八大关系之二：电子印章与电子认证 对于纸质公文来说，印章是公文生效的重要标志。而对于电子公文，是否也需要印章作为生效标志，值得商榷。电子印章是通过专用软件生成的，并且需要较为昂贵的彩色激光打印机，才能印出红章。一方面，由于色彩和印制等原因，打印出的电子印章与纸质公文所用的印章并不完全相同，这样，就会出现同一发文机关有两种印章。假如发送电子公文的同时，又印制纸质公文，便会出现同一件公文使用两种印章的现象。另一方面，电子印章是通过技术手段生成的，因而易于被人通过技术手段窃取或仿制。 实际上，问题的关键在于如何认证电子公文的真实有效性，即收文机关如何确认收到的电子公文是否是真实的发文机关所发，假如电子身份认证做好了，电子印章的作用无非是满足人们对红章、红头文件的习惯心理要求。电子公文并不一定非要那种刻意生成的带红色的电子印章不可，而应该有电子认证标志。 八大关系之三：网络媒体与传统媒体 网络媒体被称为报刊、广播、电视三大传统媒体之后的第四媒体，与传统媒体相比，网络媒体具有检索便利、时效性高、信息范围广泛、准确统计受众等优势。一方面，我们应该充分发挥网络媒体的特点，丰富电子公文的信息形态，如可以尝试“多媒体公文”，在电子公文中不仅采纳字符，而且采纳声音、图像、动画等多种形式，这将大大改善公文的传播效果。另一方面，应该使用网络媒体公文信息，甚至可以把网络媒体的公文作为标准...
