第1页共3页本文格式为Word版下载后可任意编辑和复制会议邀请函范文（一）会议邀请函的含义会议邀请函是特地用于邀请特定单位或人士参与会议，具有礼仪和告知双重作用的会议文书。邀请函用于会议活动时，与会议通知的不同之处在于：邀请函主要用于横向性的会议活动，发送对象是不受本机关职权所制约的单位和个人，也不属于本组织的成员，一般不具有法定的与会权利或义务，是否参与会议由对象自行打算。进行学术研讨会、询问论证会、技术鉴定会、贸易洽谈会、产品发布会产等，以发邀请函为宜。而会议通知则用于具有纵向关系（即主办方与参会者存在隶属关系或工作上的管理关系）性质的会议，或者与会者本身具有参会的法定权利和义务的会议，如人民代表大会、董事会议等。对于这些会议的对象来说，参与会议是一种责任，因此只能发会议通知，不能用邀请函。学术性团体进行年会或专题研讨会时，要区分成员与非成员。对于团体成员应当发会议通知，而邀请非团体成员参与则第2页共3页本文格式为Word版下载后可任意编辑和复制应当用邀请函。（二）会议邀请函的基本内容会议邀请函的基本内容与会议通知全都，包括会议的背景、目的和名称；主办单位和组织机构；会议内容和形式；参与对象；会议的时间和地点、联络方式以及其他需要说明的事项。（三）会议邀请函的结构与写法1．标题。由会议名称和邀请函（书）组成，一般可不写主办机关名称和关于举办的字样，如：《亚太城市信息化高级论坛邀请函》。邀请函三字是完整的文种名称，与公文中的函是两种不同的文种，因此不宜拆开写成关于邀请出席会议的函婚礼邀请函宴会邀请函讲座邀请函投标邀请函校庆邀请函生日邀请函活动邀请函英文邀请函2．称呼。邀请函的发送对象有三类状况：（1）发送到单位的邀请函，应当写单位名称。由于邀请函是一种礼第3页共3页本文格式为Word版下载后可任意编辑和复制仪性文书，称呼中要用单称的写法，不宜用泛称（统称），以示礼貌和敬重。（2）邀请函直接发给个人的，应当写个人姓名，前冠敬重的敬语词，后缀先生、女士、同志等。（3）网上或报刊上公开发布的邀请函，由于对象不确定，可省略称呼，或以敬启者统称。3．正文。正文应逐项载明详细内容。开头部分写明举办会议的背景和目的，用特邀请您出席（列席）照应称呼，再用过渡句转入下文；主体部分可采纳序号加小标题的形式写明详细事项；最终写明联系联络信息和联络方式。结尾处也可写此致，再换行顶格写敬礼，亦可省略。4．落款。因邀请函的标题一般不标注主办单位名称，因此落款处应当署主办单位名称并盖章。5．成文时间。写明详细的年、月、日。
