公司电子文件归档与电子档案管理办法VIP专享VIP免费

第1页共7页本文格式为Word版下载后可任意编辑和复制公司电子文件归档与电子档案管理办法本文公司电子文件归档与电子档案管理方法由我细心为您整理,盼望这篇公司电子文件归档与电子档案管理方法合同范本可以帮到你。公司电子文件归档与电子档案管理方法第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。（2）需在登记表中登记。（3）登记表应与备份一同保存。第2页共7页本文格式为Word版下载后可任意编辑和复制（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由______确定是否保留。（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必需随时第3页共7页本文格式为Word版下载后可任意编辑和复制备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。（6）用视频设备获得的动态图象文件，收集时应留意收集其相关软件。二、电子文件的归档1．电子文件的整理电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中；应制成相应电子文件名目；归档电子文件应填写登记表。2．电子文件的归档（1）归档时间规律归档应实时进行，物理归档应定期完成。第4页共7页本文格式为Word版下载后可任意编辑和复制（2）归档检测与鉴定在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件的有效性、软件的有效性及其信息记录格式等。并进行有效性和完整性的鉴定。（3）归档过程A把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。B存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。C将相应的电子文件名目、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。D在网络中进行了规律归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。3．其他留意事项（1）应明确规定归档时间、归档类型、相关软件、版本、保存期限、检测数据等，以保证电子档案的质量。（2）归档电子文件同时存在相应的纸质或第5页共7页本文格式为Word版下载后可任意编辑和复制其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持全都。（3）具有保存价值的电子文件，必需适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必需将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。第四条电子档案的管理电子文件归档后按有关规定移交至部门档案管理人员保管。其须遵循以下流程：1．电子文件检验归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到_____％。与纸质档案同时保存的电子档案可实行抽样检验的方法，样本数不少于总数的_____％合格率应达到__％。详细检验项目包括载体有划痕，...