我们将根据“会前计划会议类型、启动提前预约机制、组织隐性会议服务、 严格信息保密机制、会后及时总结改进”。1）会前计划会议类型：我们将事先根据会议类型、会议级别、与会领导、 会议时间、参加人数、所需设备等分级制定详细的会议接待预案。具体分为培训 会务方案、常规接待会务方案、重大会议接待方案等，如重大会议接待方案，我 们就细分为领导接待预案、兄弟单位领导接待预案、重大病情研讨会等。对于每 个接待方案，会前的准备时间、室内空气质量、空调温度、桌椅安排、鲜花摆放、 音响调试、资料发放、安全保密级别、会中茶水端送、应急方案处理等内容制定 详细规定，并报会议中心相关部门领导确定，提前做好相关的准备。例如：会场 的布置方案，我们将根据会议中心文化特点，会议类别、级别等，进行专业化设 计，准备多种会场布置方案，供会议中心相关部门选择，方便各方面工作，提高 办事效率。2）启动提前预约机制：我们在接到会议中心会议组织通知后，物业服务中 心调度员根据会议类型，立即启动相应会议预案，如查询在册会议安排，询问是 否发生会议冲突，选择相应会议管理方案，协调相关会务人员及时到位等，整个 会前准备力求快速、到位，忙而不乱。3）组织隐性会务服务：会议召开最忌讳的是会中出现音响、投影、电力设 备等机械故障以及服务不到位软性不满。鉴于此情况，我们将在会前多遍检查、 试运行的基础上，做好会中控制工作，准备多套会议设施设备以备不时之需。同 时对会场服务人员严格工作标准，提倡无声音、无遮挡微笑服务等零干扰服务。 如会场服务人员每隔 15 分钟主动添茶水一次，进出会场后门绕行，轻手轻脚， 茶托塑胶质地，茶水轻沏轻放等。音响、电力等管理人员随时监控异动，保安人 员根据会议重要程度定时或不定时进行巡查必要时安排礼宾岗等等。通过这些， 我们力求会议快捷、高效，从而实现会务管理标准化。4）严格信息保密机制：会议中心作为省内一流的会议中心，成为许多其它 会议中心竞相学习的对象，如何避开信息外泄，也是我们管理的一个重点，尤其 是会议中心领导办公区域及重大会议信息。我们要求，分公司所有员工在聘用之初就进行严格政审，同时针对工作岗位特点，分别给于不同程度的轮岗调换、保 密培训及处罚条例。5）会后及时总结改进：针对每次会议，一方面，我们都会在会后抽样发放 意见调查表，就会议组织的各项工作，进行调查分析，不断改进；另一方面我们 也会...
