文件和档案管理制度 文件和档案管理制度为了加强公司文件、合同等重要资料的档案管理工作，进一步法律规范档案管理工作秩序，特制定本制度
一、公司档案由办公室集中统一管理，以便及时利用、维护档案的完整与安全
二、归档档案范围 (一)政府机关、上级部门发来的与本公司有关的决定、建议、提示、命令、条例、规定、通知等等资料
(二)公司对外的正式发文、与有关公司来往的文书、公司的请示及上级机关的批复等
(三)内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等
(四)与有关单位签订的合同、协议书等法律文书
(五)主管任命书等资料，以及关于员工奖励、处分的文件资料
(六)公司的历史沿革、大事记及反映主要活动的简报、照片、录音、录像等资料
(七)公司内部的各项管理制度和安全生产方面的记录、台账、档案资料
(八)重要的会议材料，包括会议的通知报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等等
(九)反映主要职能活动的报告与总结
三、档案归整 (一)归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批或无原件的重要文件不能归档的，可保存复印件
(二)以正式文件发出的文件、函件或请示，有关科室在收到有关部门的批复文件后，要及时送交办公室进行登记归档，确保文件申请与批复的连贯性，避开出现只有请示没有批复的档案文稿
(三)档案资料管理人员应根据业务范围及主要工作任务，根据“案卷类目”放入文件卷夹内分类保管，并填写文档归档登记表，方便查阅
五、档案保管与借阅 (一)档案属于公司机密资料，未经许可不得外借、外传
外单位人员未经领导批准不得借阅
(二)借阅档案材料，须经办公室负责人批准
借阅档案，必须履行登记、签收手续
借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借，过期由档案保管人员催还
需要长期借出的，须经有关领导审核批准，并由档案管理人员做好详细登记
