希波集团办公管理制度(62VIP免费

第151页共67页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第151页共67页第二部分办公管理制度第一章企业文档管理公司文书管理办法一、文书管理包含外来文件及自制文件两种。二、外来文件包含公文、传真资料、法律条款、地方性法规、国家标准、行业标准、企业标准等项目。内部自制文件包含本集团系统内部文件和对外业务文件。三、文书归口管理部门为集团总经办；分公司由人行部；自制文书的会签必须经总经办。四、收文外来文件收文由公司总经办/人行部文员登记，请示部门经理文件是否转发，转发时按自制文件会签程序会签后转发。五、自制文件1、拟制：由文件起草部门拟稿，文稿要求语言通顺、逻辑清晰、简洁易懂、文字严肃，避免使用晦涩及地方口语等词汇叙述。文件尽量不制定补充规定，如需要增加补充、修改条款，可将原文作废重新制定，以保证制度的连贯性。部门经理审核后方可打印，打印时须按照集团《关于公司统一公文处理规定》（见汇编“办公管理制度”中“企业文档管理”类）中规定的格式进行编号排版，打印后认真校稿，与原稿核对无误后方可进入会签程序。2、会签：第152页共67页第151页共67页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第152页共67页(1)、由文件起草部门确定并填写《文件签发审批单》：注明文件名称、编号、文件类别、主要内容、密级、发文日期、主送单位、抄送单位、会签范围（写明需要参与会签的部门名称、副总职务名称）(2)、以文件内容相关的部门、相关集团副总、总经办/人事行政部、总经理的顺序会签，将文件正文与文件会签单一同在会签范围内传阅。(3)、各部门收到需要会签的文件时，须本着认真的态度，必要时征集本部门员工意见，尽量提供相关资料供起草部门参考。(4)、自收到需会签文件起各会签单位及个人须在处理时限内回复，提高效率，文件拟制部门负责文件会签跟踪工作。(5)、各会签单位必须在会签单上签名且标注日期，以明确责任。(6)、文件会签至各副总后，由文件起草部门依据会签意见结果，汇总整理，再次修订后；方可交总经办，由总经办按各部门会签意见再审后交总经理审批。3、批示总经理或其他被授权批示者作最终的批示，并签字。4、出稿复印、下发(1)、文件起草部门将修订后的文稿拷盘，由总经办/人事行政部文员出稿。(2)、总经办/人事行政部文员对外来人员自带的软盘先做病毒检查（有病毒的软盘应拒绝接收，并礼貌解释表示歉意）。(3)、总经办/人事行政部文员接稿后，应认真检查文件签批手续是否齐全，打印稿排版是否按《公司行文规范》，美观合理，对文字进行最终校对，发现有误可与文件拟稿人联系确认后修改。第153页共67页第152页共67页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第153页共67页(4)、总经办/人事行政部文员按《文件签发审批单》中注明的份数复印下发。(5)、需要对外发文时，由总经办/人事行政部文员打印、盖章、封装、寄发。(6)、收到文件的单位及个人须在文件发放记录中签字确认，文件发送到各部门后，部门经理应组织本部门人员学习，并妥善保管，装订成册，便于查阅、执行。(7)、总经办/人行部每月定期检查各部门的文件传达及保存情况，如有文件丢失或传达不到位，则报人力资源部作为绩效考核项目。5、归档(1)、所有签成正本文件均需由总经办及人行部（人行部只负责对接收文件和本分公司自制文件）归档存查。(2)、若执行部门必须使用正本时，可暂时借出使用后归还，若正本必须寄出或无法取回时，可存档复印件。(3)、存档文件保存期限10年，届时列表报批后监督销毁。六、公文机密等级1、秘密文件是指以集团或集团各部门、各分公司名义下发的，可以在公开场合学习讨论、并要求贯彻执行的文件，以及有关的规章制度等。2、机密文件是指以集团或集团各部门、各分公司名义印发的，只供个别部门或相关人员学习、贯彻执行的文件，如：有关人事任免事项；质量问题通报；产值、产量、利税、库存产品、用肉量等统计数据；供货厂家、销售客户资料等。此类文件的阅办人只可在规定时间内传阅不能留存或复印，事后，当第154页共67页第153页共67页编号：时间：2021年x月...