联想秘书管理手册VIP免费

目录第一章秘书必备的素质……………………………………………4第二章秘书的重要职业技能………………………………………5第一部分日常事务处理…………………………………5电话、传真、邮件、文件管理、名片第二部分日程安排………………………………………7总体日程安排…………………………………7出差日程安排…………………………………8会议安排………………………………………13媒体采访………………………………………18大型活动………………………………………21突发来访接待…………………………………24第三部分沟通与协调……………………………………25内部沟通………………………………………25外部沟通………………………………………25秘书应具备的礼仪……………………………26秘书礼仪素质的培养…………………………27第四部分文字支持………………………………………27第五部分会议支持………………………………………30第一章秘书必备的素质一、职业化秘书的标准:敬业精神正直--公平，坚持既定政策和原则表率作用诚实--实事求是领导风范敬业--以工作为荣，设定高的工作水准业务能力守信--不失约、不违约、不食言、不泄密指挥与控制能力勤奋--努力工作，不断学习合作精神有序--利落，有条不斋学习与创新能力高效--追求效率和效益知人善任的能力可靠--按约定完成工作，保质、保量、及时对待意见与批评大局观二、秘书的职业态度主动性（Initiative)适应性(Flexibility)团队精神(Teamwork)尊重他人(RespectforPeople)创新精神(Creativity)坚持原则(UncompromisingIntegrity)服务与贡献(Service&Contribution)认同与分享(Sharing)2双赢与相互依存(Win-win&Interdependence)温柔的心和自省第二章秘书的重要职业技能第一部分：日常事务处理一、拨打/接听电话的程序和技巧1、打电话前的准备准备好电话记录本和笔把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上，并逐一核对无遗漏。准备好通话时需要的文件资料。查阅对方电话号码，确认无误，开始拨打。2、正式拨打电话：拨通电话后，确认对方公司及姓名，然后热情而有礼貌的说：“你好！我是联想电脑公司**部**。”如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。如告知对方的内容较复杂，应主动提醒对方做好记录逐一将事情说明，注意语言简明、准确；通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。3、接听电话3声铃响内将电话接起，平和有礼貌的：“你好！我是**部**。”判断WHO，分以下几种情况：来电人员总经理可接电话时总经理不在时内部直接上级及平级直接转入记录留言如事务紧急，记录上级电话，速联系总经理回电。直接下属问清事情梗概，转接时向总经理说明梗概后转入问清梗概，如不紧急，记录下来转告总经理如事情紧急，告知总经理联系方法。普通员工问清事由，如需要，转告总经理；其他可视情况处理外部重要且紧密问清概要，向总经理说明后，然后转入记录留言如事务紧急，记录上级电话，速联系总经理回电。重要但不紧密问清概要，向总经理说明后，依总经理指示转入或不转入记录留言，向总经理汇报。不重要且不紧密问清概要，酌情处理3若通话内容较复杂，或有不清楚的地方，最后应当将要点重复一便，以免遗漏或有偏差。通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。4、通话技巧：日常礼貌用语：询问对方时，可用：“请问您哪里？”、“请问您怎么称呼？”“请问有什么事？”等对总经理直接领导、保持经常联系的外部、内部人员应在日常工作中尽量熟悉，达到闻其声知其人，并及时予以转接。如对方有事需要你传达，必要时需将对方姓名、单位、电话号码以及需要传达的事再重复一遍，以便必要时再与对方联系。如不能把握总经理是否要和对方通话的情况下，不能随便回答总经理“在”或“不在”，可说“请您稍等一下，我去看看**总经理是否在？”，然后请示总经理是否转接。如遇总经理不愿接听对方电话，则可用委婉的语气：“实在抱歉，**总经理这是不知上哪去了，我见到他时再给您回个电话；如果您方便的话，...