高校实物档案管理体系规章制度化建设VIP专享VIP免费

高校实物档案管理体系制度化建设随着高等教育的发展，高校在办学过程中积累了大量内容丰富、形式多样的实物档案。实物档案是指以物质实体为载体，能够反映高校职能活动和历史真实面貌，且具有保存价值的特定有形物品。实物档案是高校档案的重要组成部分，是学校历史的精华，是办学历史的见证和结晶，更是学校文化精神的延续和传承，具有唯一性和不可再生性。因此，实物档案越来越受到各高校的重视，而实物档案管理体系制度化建设，是做好实物档案管理工作的重要保证。一、高校实物档案管理存在的问题高校实物档案是以物质实体为载体的一种特殊门类的档案，可由纸质、木质、陶制、石膏、水晶、玻璃、金属、布料、塑料等多种材质构成，具有载体特殊、形式复杂多样，形状、体积、规格、大小各有差异，占用存放空间，备份难度大，易受损坏，以及超大超重、非一人能搬运等特点。因此，目前高校实物档案管理存在以下诸多问题：1.收集困难，散失较多。人们在思想意识上不重视实物类档案，认为只有纸质档案才重要，实物档案可有可无，想归就归，不想归就不归，工作中即使产生了一些有价值的、珍贵的实物档案也不及时归档，随便找一仓库堆放，无人管理，时间久了，散失较多。2.管理方法落后。很多高校的实物档案收集归档后，只是简单地贴上标签，找一空闲房间一堆，再无人问津。3.利用率极低。大部分实物档案收集后，存入库房，很少利用，从而失去了其价值。二、高校实物档案管理体系制度化建设的必要性及其目标高校实物档案管理之所以存在上述问题，其根源在于高校实物档案管理体系缺乏制度化。随着高等教育事业的不断发展，高校实物档案的内容越来越多，但却缺乏配套的相关管理制度，需要改变落后的、传统的管理方法。因此，高校实物档案管理体系制度化建设是极其必要的，制度建设是做好高校实物档案管理的重要保障。高校实物档案管理制度要依据国家和地方各第1页共4页项法律法规和规章制度，并结合本单位的实际情况制定才具有可执行性。开展制度建设的目标主要有以下几个方面：1.实物档案管理制度的建立。要按照国家法律法规及国家高等教育档案归档的要求，结合本单位实际情况制定实物档案管理办法或规章制度，不仅要明确高校实物档案管理体制和任务，更要对实物档案从形成到利用等各环节做出详细的说明。实物档案管理制度是高校实物档案管理工作的依据，能够完善实物档案工作体制机制，明确相关部门及相关人员的工作职责。对于实物档案管理者来说，实物档案管理制度能够保障实物档案工作按照规定顺利完成；对于高校实物档案工作的发展来说，实物档案管理制度能够进一步规范高校实物档案工作，提高实物档案管理水平，有效地保护和利用实物档案。2.实物档案工作中各环节制度的建立。实行统一的实物档案管理制度，可以使实物档案管理工作更加具有规范性，可以完善实物档案管理手段，使各项工作程序更加规范化、科学化，使得实物档案工作按照标准化要求进行。对于高校实物档案工作来说，有了合理而规范的规章制度，从归档、立卷到利用不仅能节省时间，而且能提高效率。3.实物档案利用制度的建立。可根据利用者的各种需求，建立符合现状的服务机制，简化、明确各项利用制度，更加体现便捷性、灵活性。例如，学校团委在参加校级以上的活动中获得的一些奖状、奖杯等，如需要摆放在本部门，只需部门到档案馆递交归档清单，档案馆给实物档案编号标签，登记入账，实物就可以存放在该部门。有的部门办展览，需大批、长期借出相关实物档案，只要进行登记即可。这样，既提高了实物档案的利用率，也提高了利用者的满意度。三、高校实物档案管理体系制度化建设的具体措施高校实物档案由于载体特殊，形式多样，内容丰富，所以，在实际管理工作中存在许多难点，具体体现在高校实物档案的收集、立卷和利用环节上，因此，高校实物档案管理体系制度化建设应从以下环节入手：（一）高校实物档案收集制度的制定1.实物档案归档范围的规定。归档范围包括以下内容。题第2页共4页词、题字、画册、签名簿、信函、明信片、录取通知书；奖状、证书（校级以上）；奖牌、牌匾、奖杯、锦旗（校级以上）；本校作废印章；校...