行政管理制度总则第一条为规范公司行政事务管理，提高办事效率，制定本指引。第二条本指引所指行政事务管理包括接待管理、档案管理、办公用品设备管理、办公环境管理、印章管理、车辆管理、会议制度、保密制度等。第三条本指引作为公司行政管理的基本规范，第四条相关部门员工必须严格遵守。第一章接待管理制度第一条员工接待外来宾客应主动、热情、诚恳、礼貌、周到，能够即时解决的问题，不能拖延；不能即时解决的问题，应向访客说明原因，并征求其意见。在接待过程中，不能出现置之不理，态度冷漠、盛气凌人等现象。第二条接打电话是我们与外界交往的重要途径。员工在日常的接打电话中要给对方以良好的形象，更好地表现公司员工的文化修养及素质，也使外界对公司的办事效率，管理水平等方面留下良好印象。接打电话的基本要求如下：1、在电话铃响三声之内接起电话；12、接听外部电话时，标准用语为“您好，新同德”；接听公司内部电话，标准用语为“您好+部门+姓名”。3、通话言简意赅，时间不宜过长。4、态度温和有礼，使用“您、请、谢谢”等文明用语。5、打电话过程中不能吸烟、喝茶、吃零食。6、认真清楚的记录：牢记5WIH技巧（指①When何时②Who何人③Where何地④What何事⑤Why为什么⑥HOW如何进行）。7、尽量在工作时间打电话给对方，应避免午休或下班时间后。8、邻座没人时，请代接电话。需要时写留言条，并及时转告。9、要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声“再见”。10、尽量减少私人电话，严禁拨打信息台电话。第三条总经办文员应熟记本公司工作人员的姓名、职务及分机号码。当宾客来访时，应立刻用电话通知相关接待部门职员；如果需要进入公司，应由该部门职员陪同。对来找高层领导的客人，要问清是否有预约，及时通知领导或被找领导秘书。第四条总经办文员上班须着职业装，化淡妆，提前做好接待工作。2第五条总经办文员应做好每天的工作日志，详细摘录近日内有哪些客人约定来访，客人姓名及来访时间、事由，找公司哪位主管、职员，并提前通知当事人以做安排。第六条总经办文员要保持会议室的整洁，早晚各检查一次。会议室开会时，应事先做好准备工作，并主动做好会议服务工作。会议结束后，应立即清理会议室。第七条公司办公区为无烟区，总经办文员应礼貌提醒来访客人将烟灭掉，然后进入办公区。第八条离职人员来访，一般不允许进入公司办公区。特殊情况，须经行政部批准，方可进入指定的地点。吸烟区的地点是有人时的经理室和无人时的会议室。第二章档案管理实施细则为规范企业总部及公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性，合理有效利用档案资料，特制定本细则。第一条档案管理范围，由行政部或计财部设置专人管理并负责一切借阅复制、传递相关事宜。档案室保存档案原件，部门留存复印件。公司档案包括以下文件：1、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；2、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；33、财务管理、资金贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）；4、政府、项目批文、合同；5、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含董事长或总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；6、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；7、公司及部门月度、年中、年度工作计划及费用预算、资金计划等；8、公司签定的各类合同（含商品房买卖、租赁合同等）；9、公司有效证件、印章；10、具有法律效力及保存价值的文件；11、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。12、本企业的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。第二条部门档案管理范围，由公司部门指定专(兼)职人员进行档案管理，于每季度末交档案清单至档案室备案留底。如工作完成后，原件移交档案室管理。部门级档案文件如下：1、部门报请公司经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、考核表简报；2、部门例会会议纪要；3、部门与其相关业务单位函件管理；...
