外贸英语函电书写格式要求篇一：外贸英语函电书写格式要求TheLayoutofaBusinessLetter(orThePartsofaBusinessLetter)1.LetterHead信头2.DateLine日期行3.InsideAddress封内收信人姓名及地址4.Attentionline考前须知5.Salutation称呼6.Caption/SubjectHeading事由行/标题行7.BodyoftheLetter信件主要内容/正文8.ComplimentaryClose信末敬语9.Signature签名（非手签不可）10.TypedFullNameofWriterandverypossiblyhistitleofthecompanybelowthetypedname（对初次写信或复信或为防止对方看不清手签的情况，常用打印方式在手签下面打出签名者全名，还可能在其名下加上其在公司的职称）11.IdentifyingInitials(forveryformalletters)口授者/打字员名字缩写字母（较正式信件）12.Enclosure(option）附件（可选）13.CarbonCopyNotation(ccorc.c.)(option）抄送行（可选）14.Postscript(orP.S.)(option）再启（可选）（仅限一两行文字！）商业信件的各个部分说明：1．信头信头应包括发信方名称、邮政编码、号码、电传号及号以及电邮地址等等。一般情况下，信头印在信笺中上方或左上方(见例文)。有些国家的信头中还包括其它细节，比方在英国，信头中就印着公司经理的姓名(见例文)。2．编号和日期在外贸业务联络中，当一个公司向另一个公司发函时，双方都会给信函编号。编号一般应包括卷宗号码、部门代号或者该封信的签发人及打字员的姓名的首写字母。所有这些均标有“我方编号：”、“贵方编号：”，以防混淆，例如：贵方编号：JBD／WM我方编号：WDW／LP这些内容都打印在紧挨信头下面的位置。假如必要，代号首字母也能够打印在左边距签发人姓名向下两行的位置。日期中月份应打印成英文全名，防止使用缩写，比方Dec．应改成December。序数词后面的词尾一th，一st，一nd，一rd能够省略，比方能够用May5代替May5th，用Junel代替Junelst。年份中不能用04年代替2004年。要防止将日期打印成数字方式(如10／2／2004)，否那么容易引起混淆。由于英国人遵照日、月、年的顺序而美国人遵照月、日、年的顺序，因而，10／2／2004既可能被理解为2004年10月2日，也可能被理解为2004年2月10日。3．封内名称及地址封内名称和地址打印在信笺左边，位于写信日期向下2至4行的位置。其方式与其在信封上的方式完全一样。关于个人的尊称一般包括：先生(Mr．)、夫人(Mrs．)、小姐(Miss)、女士(Ms．)等。假如此人拥有某种头衔，其头衔应跟在姓名后边(见例文)。当合伙商号的名称里有人名时，Messrs那么是又一尊称，如：MessrsMacdonaldamp;Evans。但是，当商号名称里不含人名，或者已经具有尊称，或者有定冠词the时，那么不能再使用Messrs这一尊称。如UtilityFurnitureCo．，SirWilliamDobsonamp;Sons，TheGraysonHectricalCo．(见例l，例2)。4．经办人(考前须知)当发信人希望将信能寄给某个详细的人或部门时，便加注经办人。一般打印在封内地址之下。5．称呼称呼是在信的开头对收信人所表示的敬语，其详细方式取决于写信人与收信人之间的关系。适应上，商务书信中的敬语有：对某个人称呼时使用的DearSir，或DearMadami对两个人(或以上)称呼时使用的DearSirs，DearMadames或Gentlemen(仅用复数而不用单数)。假如两人关系较好，便能够使用更热情的称呼，如：DearMr?．称呼的打印位置通常比封内地址和经办人行低两行。DearSir和DearSirs后面用逗号(，)，Gentlemen后面用冒号(：)。6．事由事由事实上确实是信的主题/标题。它位于称呼和正文之间。齐头式信中打印从左边边线开场，其它格式的信中，打印在信文的中上部。它能引起收信人对信文主题的留意。7．信文/正文这是信的主要部分，表达着收信人的观点、意见、目的和期望等内容，因而应该认真对待，同时留意下面几点：(a)简明扼要，符合语法，重点突出。(b)分段正确，每段都有一个主题。(C)打印无误，规划艺术，力求让读者对书信方式有耳目一新之感受。由于书信四周的空边起着对信文定格的作用，因而空边也尤为重要。除收信人姓名和地址总是采纳单行距以外，关于特别简短的信，其它各项能够采纳双行距打印。假设往常已有通讯联络，应在回信的第一段中提及，而你的打算、...
