永嘉县食品总公司程序文件（A/0版）编制：审核：批准：档案号：YJX/BG01-M1使用者：实施日期：2012/01/5制定日期：2012/01/5永嘉县食品总公司程序文件一、文件控制程序序号HJP-01共3页第1页第0次换页1目的对食品安全管理体系所要求文件进行控制，确保文件控制要执行如下事宜：1.1文件在发布前要得到批准，以确保文件的充分性和适宜性。1.2对文件进行评审、必要时加以更新并再次批准。1.3确保文件的更新和现行修订状态得到识别。1.4在使用现场确保能获得相应文件的有效版本。1.5确保文件字迹清晰、易于标识和检索。1.6确保外来文件的识别、获取并控制其分发。1.7防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。2适用范围2.1食品安全管理体系文件制定、审批、发放、管理、更新和处置活动的控制。2.2法律法规、外来技术文件的识别、获取和控制。3职责3.1办公室作为实施文件控制程序的主要责任部门，负责如下事宜：3.1.1制定文件编号、标识规则。3.1.2食品安全管理规范、程序文件的编写和控制。3.1.3法律法规的识别、获取和控制。3.1.4公司食品安全管理规范、外来文件的备案。3.2进入公司质量管理体系的各部门作为实施文件控制程序的相关责任部门负责。3.2.1参与食品安全管理规范、程序文件的编写。3.2.2本部门食品安全管理规范文件的制定和控制。3.2.3归本部门使用的文件的保管。4工作程序4.1文件的批准与发布4.1.1文件在发布前由授权人员对其适用性、完整性进行审批。4.1.1.1食品安全管理规范（前提方案和HACCP计划）由办公室组织编写，HACCP小组审核，总经理批准。4.1.1.2程序文件由办公室组织编写，HACCP小组批准。4.1.1.3其他食品安全管理体系文件由各部门自行制定，部门负责人批准。4.1.1.4法律法规的有效性由食品安全小组负责审查。4.1.1.5外来技术文件的有效性由质检科负责审查。4.1.1.6所有文件都必须按照文件编号、标识规则的规定进行标识，并做到文字清晰、签署完整。4.2文件的控制4.2.1办公室负责制定公司的文件编号、标识规则，编写公司《受控文件清单》，详细说明这些文件的编号、名称、控制部门、发放范围、数量和版本号。发放范围要确保所有的使用现场和对食品安全管理体系有效运行至关重要的操作点都能得到相应文件的有效版本。4.2.2文件的控制部门按《受控文件清单》规定的发放范围发放文件。4.2.3文件的发放部门要做好发放记录，记录发放文件的编号、名称、数量、发放序号、接收部门及人员、发放时间、文件的版本号和回收情况。4.2.4文件的持有者负责文件的保管，不得复制、丢失，未经批准不得向公司外部泄露文件的内容。4.2.5作废或失效文件由控制部门及时从发放和使用场所撤出并填写《文件回收记录》。4.2.6撤出的作废文件按照管理权限由控制部门统一销毁并填写《文件销毁记录》。作为资料需保留的作废文件和资料，由控制部门加盖“保留资料”印章后，妥善保管。4.3文件和资料的评审与更新4.3.1公司结合食品安全管理体系策划、产品实现策划、内部审核和管理评审对文件进行评审，需做出更新时，由控制部门实施。文件更新须按4.1条款规定的权限由相关人员重新批准。4.3.2获得批准的更新由文件控制部门统一实施，根据更新的次数、处数和范围实施标记、换页或换版。4.3.3标识更新由文件控制部门填写《文件更改记录》，记录文件更新的次数、页码、标记、日期和责任人。4.4外来文件的控制4.4.1适用法律法规由办公室通过：——当地政府；——行政管理部门；——新闻媒介；——上级领导机关；等多种渠道识别和获取。4.4.2获取的法律法规由办公室及时在公司外来文件清单上进行登录、确定发放范围并进行发放。4.4.3外来技术文件由HACCP小组通过：——标准制定部门；——行业组织；——顾客；——其他相关方；——市场。等多种渠道识别和获取。4.4.4获取的技术文件和资料通过办公室及时在外来文件清单上进行登录、由质检科确定发放范围并进行发放。4.5文件和资料的标识规则4.5.1所有文件都应当注明：文件名称、编号、批准人、发布时间或实施日期、发放序号和版本号。4.5.2法律法规只需注明名称和实施日期。4.5.3国家标准、行业标准只需...
