鄂档办〔2011〕13号湖北省档案局办公室关于征求《湖北省机关档案工作业务建设规范（修订）》意见的通知各市、州、直管市、神农架林区档案局，省直机关档案工作协作组组长单位：近年来，国家相继出台了一系列有关机关档案工作的政策规范和标准，提出了新的要求。为适应新形势下机关档案工作发展的需要，提高全省机关档案工作水平，更好地为机关各项工作服务，省档案局对1999年印发的《湖北省机关档案工作业务建设规范》作了修订。现将《湖北省机关档案工作业务建设规范（修订）》印发给你们征求意见，请于4月15日前将修改—1—意见以书面—2—形式报省档案局档案馆室业务指导处。附件：湖北省机关档案工作业务建设规范（修订）二○一一年三月二十五日主题词：机关档案业务建设规范征求意见通知抄送：省档案局（馆）各处室。—3—湖北省档案局办公室2011年3月28日印发打印：刘校对：陈共印60份附件：湖北省机关档案工作业务建设规范（修订，征求意见稿）为了适应机关档案工作的新情况，提高机关档案工作规范化、标准化和现代化水平，做好档案的收集、管理和利用工作，为机关工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《湖北省档案管理条例》、《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》（国档发〔1987〕27号）等规定，结合湖北省机关档案工作实际，制定本规范。一、机关档案工作的主要任务（一）贯彻执行档案工作的法律、法规、方针政策，制定本机关、本系统档案工作规章制度。（二）集中统一管理本机关各种门类和载体的档案，确保档案的齐全、完整、安全。（三）运用现代化管理手段，积极开发利用档案信息资源为机关各项工作服务。（四）按照《中华人民共和国档案法实施办法》及其他规定向同级国家综合档案馆移交档案和相关资料。（五）向同级国家综合档案馆报送已公开现行文件。（六）对本机关各部门文件材料的形成、积累、整理、归档工作进行指导。（七）对本机关直属单位和系统档案工作进行监督和指导。—4—二、档案工作制度（一）机关档案工作制度1、文件材料归档制度。归档制度主要包括公文处理与业务或承办部门整理归档责任、方法、时间、要求，并附本单位档案（文件材料）分类方案、归档范围、保管期限表（“三合一”制度）。“三合一”制度格式见附件1。填写方法如下：门类为一级分类：填写文书、科技、会计、声像、电子、实物、专业文件材料名称。类别为二级分类：文书文件材料填写内设机构或问题（职能）类名；科技文件材料填基建、设备、科研类名；会计文件材料填写凭证、账簿、财务报告、其他类名；声像文件材料填写照片、录音、录像类名；电子文件填写磁盘、光盘等类名；实物填写奖品、印章、字画、赠品、其他等类名；专业文件材料填专业主管机关形成的统计、房产、出版物等专业文件材料类名。归档范围：填写归档文件材料的内容，一般由责任者、问题、文种组成。同一类别中的条款应按会议文件、业务文件、事务文件的顺序排列，同一会议、业务、事务文件的条款一般按上级、本单位、不相递属单位、本级相关单位、下级单位的顺序排列。不同级别责任者的文件材料一般应分条款编写。保管期限不一致的文件材料应分重要的、一般的列举。保管期限：按照国家关于档案保管期限的规定，结合本单位的工作实际，分别逐条确定保管期限。文书档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。定期的会计档案分别为3年、5年、10年、15年、25年。2、档案管理制度。（1）档案保管制度。主要包括档案的安全保管和库房、设备的管理制度。—5—（2）统计制度。主要包括法定统计和档案行政管理机关及上级业务主管机关要求填报的业务统计的要求。（3）档案保密制度。主要包括档案的保密措施和对档案人员、利用者的保密要求、电子文件形成与归档的保密要求等。（4）档案鉴定销毁制度。主要包括鉴定小组的组成、鉴定依据、工作方法与程序、审批权限、工作要求等。（5）档案利用制度。主要包括利用的范围、方式、要求、审批手续及利用登记、效果反馈等。（6）档案库房灾害应急预案。主要包括档案应急预案的组织领导、处置原则、工作责任、工作目标、灾害种类、抢险救灾范围...
