如何做好高校重大活动档案的收集归档工作截至目前，档案界对高校活动尚无明确或科学的界定，重大活动的有关理论发展远远落后于实践活动。实际操作中，对于高校重大活动档案的管理也缺乏相应的标准和规范，长期缺乏具有法规作用的指导性的文献来规范，致使重大活动档案材料残缺不全，并造成档案流失严重。随着高等教育的发展，重大活动的种类不断翻新，重大活动档案来源增多、载体多样化、材料种类增多造成这方面档案工作难度大增。然而高校从事档案专业的人员对高校重大活动档案的认识仍停留在起步阶段，这种认知水平在正在进行或者将要开展的各种重大活动中产生消极影响。尤其是重大活动从动议、筹备、举办到结束都会产生的大量档案材料，因此档案的管理工作非常艰巨。如果不先从认识上解决问题，就难以避免更多更严重的重大活动档案材料的遗失现象，其后果令人担忧。因此，如何做好高校重大活动档案管理工作，完善档案管理建设，已成为高校档案管理工作中急需研究的一项重要课题。鉴于此，笔者认为，为了保证高校重大活动档案的完整性、准确性，归档率和保证案卷质量达到国家档案管理的相关标准，重视和加强高校重大活动档案的收集归档工作，应做好以下几个—1—方面。首先，就高校档案部门来说，要做好以下几点：1、建立和健全规章制度，使本校重大活动档案管理工作有章可循、有法可依，照章办事。近年来高校在常规档案管理工作方面有了较大的进步，但是重大活动档案管理的规章制度建设还不够完善，学校重大活动的档案管理工作缺乏稳定性、规范性。因此，高校档案部门要严格贯彻执行国家和本地区有关档案工作的法律、法规，建立、健全本校有关重大活动档案工作的规章制度，在充分了解学校重大活动的性质、职能分工以及丈件材料的产生、运转过程以及文件的种类、内容、形成特点和规律的基础上，制定具有可操作性，便于执行的制度。对第1页共4页档案的收集范围、收集方法以及要求和档案归档的奖惩作出明确的规定，制定学校重大活动档案管理的规范性文件，明确重大活动档案管理的职责，建立重大活动档案管理机制，对本校重大活动档案的收集范围做出明确规定，指导本部门和校属各单位进行文件的形成、积累、收集、归档、立卷、编目等工作，统一管理本校重大活动档案，从最基本的环节入手完成重大活动档案管理的所有基础工作，使重大活动档案管理工作进一步规范化、制度化，保证学校重大活动档案管理工作顺利进行。2、落实重大活动档案收集的协调、明确重大活动档案资料收集的主体。档案部门在对重大活动档案资料收集加强管理中应明确自身权限摆正位置。专家认为，档案部门收集重大活动档案要—2—有选择性，应当明确重大活动承办部门是主要的建档主体，档案部门是必要的收集主体，要对重大活动档案的形成部门和人员了然于胸，详细掌握他们的情况，便于协调领导。3、提前介入重大活动，加强收集指导方面的工作。采取事前、事中介入的方式，派专人指导重大活动档案资料的收集、整理和归档工作，参与重大活动档案的管理，不断加强与承办重大活动单位的联系。要及时跟进，从材料的形成之时抓起，对材料的形成、积累、立卷、归档全过程进行督促、指导和检查，从源头上确保重大活动档案的齐全与完整。如果工作不做在前面，到了接收归档时，才发现文件材料不符合质量要求，该收集的文件没有收集，或收集的文件不准确、不规范，那时为时已晚，甚至可能无法弥补。4、明确重大档案的收集范围。以笔者愚见，高校重大活动档案是高校在各类重大活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。对高校重大活动的判断，既要看其规模、规格，又要看其影响力，最终的界定应与之相一致。就具体重大活动档案的收集范围而言，重大活动应包括：（1）党和国家领导人、各有关部、委和省上党政领导在我校的视察活动；（2）国内外各界知名人士来校参观、访问、讲学、接受名誉职务、捐赠等活动；（3）上级部门对我校各项工第2页共4页作的考—3—核、评估、验收活动；（4）省级以上代表团来校参观、考察、指导、交流等活动；（5）与地方政府和军队的合作、协作、共建...
