2024年内部档案管理制度(2篇)目录第1篇大楼客服部内部档案管理规定第2篇大厦客服部内部档案管理制度大楼客服部内部档案管理规定办公大楼客服部内部档案管理规定为完整系统地保存公司的各类档案,提高档案管理水平,更好地为公司的各项工作服务,特制定本规定:a.档案管理范围:1]政府部门颁布的政策性、指令性文件;2]政府部门、集团公司针对本公司的批复、指示、通知、要求等;3]公司营业执照及其他相关资料;4]公司文件;5]物业的管理、维修、保养计划、记录等资料;8]公司领导讲话和年终总结;9]其他经济、外包合同;10]音像、图片资料;11]其他要求归档的重要文件。b.负责档案管理的人员应对归档文件进行整理、分类、编号、编制索引和目录。c.借阅档案时,必须遵守以下规定:1]办理登记手续,限期归还,不得带出公司;2]爱护档案,所借档案不得随意折叠和拆散,严禁涂写、更改档案;3]借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案管理人员和借阅者当面核对清楚;4]档案如有遗失、损坏、泄密,要追究当事人的责任;5]档案借阅按阅档批准权限借阅;d.调离公司的人员,必须清理、移交档案文件后,方可办理调离手续。大厦客服部内部档案管理制度办公大厦客服部内部档案管理制度a.文件资料的形成与归档1]资料的形成:各部工作中形成的具有保存价值的文件资料都必须归档;b.资料的归档:1]文件资料的归档范围①物业管理●清洁卫生管理●绿化管理●值班记录●楼宇巡检记录②其他资料2]归档要求①归档的文件资料在纸张、格式上符合公司要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨笔等书写材料。②归档的文件材料要完整、系统、准确、真实。③归档的文件必须是原件。④保管归档文件资料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编目编号。档案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。⑤案卷题名应确切反映卷内文件的内容,并区分保管期限。⑥所有文件资料必须及时归档。3]每月底进行一次库藏档案清理,核对和保管质量的检查工作,做到帐物相符。对破损或变质档案,要及时修补和复制。4]档案的接收、转移、外借必须履行登记手续,借出档案须在规定时间内归还。c.档案借阅1]公司员工都应重视保护档案,并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。2]文书档案只阅不借。3]所借档案不得随意折叠和拆散,严禁对档案随意更改、涂写。4]服从管理人员的管理,在借阅范围内借阅,保密档案不供查阅。5]借出与归还档案时,应办理清点、签名登记手续,由档案管理人员和借阅者当面核对清楚。6]档案如有丢失、损坏或机密材料泄密,须立即写出书面报告,按情节追究当事人的法律和行政责任。7]调离公司的人员必须清理移交,归还借阅档案及该归档的资料,方可办理调离手续。d.档案管理人员职责1]忠于职守,严格遵守公司档案管理制度及本细则,积极开展工作。2]负责收集、接收本公司各业务、管理等档案资料,做好职守、补充、配套、保管和提供查阅。3]及时立卷归档,编制总目录,卷内目录,编排入档。要熟悉管理的档案,协助查阅检索。4]熟练掌握计算机数据库软件系统的操作和运用。5]妥善管理档案,严格执行档案供阅制度,建立借阅登记,对供出资料按期催还。6]定期清理,由次年初进行全部档案的清理核对。核对后将公司所有档案集中存放、保管。7]严守机密,确保档案安全;完成领导交办的其它工作。e.公司内外档案文件管理:1]公司内部的各种档案应按照部门进行分开存档。2]公司对外部相关单位的文件应与公司内部文件分开,每个单位都应有一个独立的档案。3]所有存入档案应按照日期先后进行存档,并做好档案目录,以便查找。4]相关档案存放一年后,应统一放进档案袋封存,以便日后复查。f.档案销毁1]如有任何文件无需继续存放,需做销毁处理,不可随意乱丢。2]保密文件(如租户档案等)应使用碎纸机处理,如是普通文件且文件较多,应撕毁后处理。3]所有存档的文件均应定期进行检查,以避免文件受潮或有蛀虫、腐蚀等问题出现。
