现代企业档案管理的信息化建设与发展分析研究 档案学专业VIP免费

现代企业档案管理的信息化建设与发展摘要：随着科学技术的不断发展，企业档案管理工作应提高信息化水平，从而满足查询统计等要求。本文主要对现代企业档案管理工作的主要内容以及如何实现企业档案管理工作的信息化，进行深入的分析，并对现代企业档案管理工作的发展提出展望。关键词：档案管理；企业管理；信息化档案管理作为一门系统、严谨的管理科学，是人类历经千载的智慧结晶。特别是近些年来，随着计算机的广泛应用，信息化时代的到来，加快了数字化、网络化系统发展，企业档案信息化管理早已成为档案管理发展的历史趋势，是很多企业档案管理工作必须面对的新课题，也是必须解决的一个现实问题。企业档案管理信息化是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，要想把企业档案管理信息化较好地应用于现实工作，为经济建设服务，为企业发展服务，为领导决策服务，就需要从以下几个方面入手。一、档案管理信息化建设的必然性由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失担忧。由于档案需反复查阅，不可避免地存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。现在主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。可见，信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从社会各个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不彰显其独特的魅力，也成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。二、档案信息化建设的目标根据近几年档案信息化发展的形势来看，档案管理已经摆脱了实物手工管理(以卡片检索管理为典型代表)。绝大多数的企业，都通过各种各样的档案管理系统及计算机辅助管理手段实现了档案计算机管理。很多信息化工作进行得比较早的企业，通过加强档案信息化基础设施建设已经实现了档案资源的数字化、服务网络化，有很多单位甚至实现了接收、传递、存储和利用的一体化。在接下来的档案信息化建设的目标上，很多企业感觉到比较迷茫，方向不明确。个人觉得，要根据企业进行档案信息化建设的目的以及信息化技术发展的大方向，来确定企业档案信息化建设的目标。各企业可根据本企业整体信息化以及档案信息化建设的现状，来确定本企业档案信息化建设的目标。企业档案信息化建设发展阶段目标，按低到高分为三个层次：1、短期目标。以档案实物数字化为主要内容，辅助计算机编目为手段，实现档案文件的网上浏览、提供利用。2、中长期目标。在短期目标的基础上，通过流程再造，采用电子签名、权限管理等技术手段，结合公文办公系统、设计系统、档案管理系统的一体化，实现档案信息管理。3、远期目标。在中长期目标的基础上，通过参与企业生产经营活动的全过程，自动收集档案知识信息，超越传统档案管理的概念，将档案管理与信息管理、知识管理结合起来，实现档案信息知识管理。目前，部分企业基本实现短期目标的大部分内容，如档案数字化正在进行，档案检索编目已经通过档案管理系统进行管理，经过授权可以实现档案文件的网上浏览与提供利用。因此企业档案信息化建设发展的阶段性目标应该是以上述中长期目标为主。三、公司档案信息化建设的原则1、以档案信息资源开发与利用为中心的原则。档案信息化建设，包括制度建设、流程管理、信息资源准备，特别是各种系统和软件的开发，要围绕提供利用来设计、来开展。如果不以方便利用为原则，系统运行最流畅，界面做得最好看，信息资源保管得最完善，都会回到传统档案管理重保管、轻利用的老路上去，这样也违反了档案信息化建设的初衷。当然这里说的以开发利用为中心的原则，并不是不讲安全。作为企业来说，知识产权保护始终是重中之重。只要...