大型会务安排方案(通用) VIP专享VIP免费

大型会务安排方案(通用)大型会议会务安排工作规范一、会前的策划工作决定召开会议后，应做好会前的各项策划工作，包括：1、商定与会人员范围（含嘉宾、领导、正式代表和列席代表）。2、商定会议日程。3、商定会场（含讨论地点）和会议住地的安排及讨论分组原则。4、商定会议文件材料的起草和印发工作。5、商定会议报名和签到事项。6、商定参观点的安排。7、商定奖品、证书的发放安排或纪念品、奖品、证书的购买和制作工作。8、商定新闻报道的有关事宜。二、会议有关问题的请示根据协调情况，提出关于会议有关具体问题的请示，即会务安排工作方案，报党、校办主任审核。请示包括以下内容：1、会议的名称、时间、地点和主题。2、出席会议的人员范围。3、会议的议程、日程安排方案，会议主持人、讲话人、发言人建议名单。4、会场的布置和座位（含主席台）安排原则。5、分组讨论的编组原则和召集人建议名单。6、会议文件材料（含主持词、大会发言稿、参阅材料）的起草、审批、印发的原则。7、奖品、证书的安排发放（含纪念品、奖品、证书的购买或制作要求）。8、会议合影、参观的组织安排。9、与会人员请假的原则。10、新闻报道的原则。11、与会人员或来宾的接待及食住行安排原则。第1页共4页三、会议的通知1、全校性会议，通知以党委办公室、校长办公室名义发出。通知中应明确会议的时间、地点、主题、参加会议人员范围、请假要求、签到的时间和地点等。如召开视屏会议，通知中应明确在主会场、分会场参加会议的有关事项。2、校外会议，邀请函以广东外语外贸大学或广东外语外贸大学校友总会名义发出。邀请函中应明确会议的时间、地点、主题、报名要求、签到的时间和地点等。邀请函需附回执。3、会前适当时间，应向校领导发出《校领导公务活动安排》，明确会议时间、地点、与会人员范围、日程安排，每一节大会的程序（由谁主持、谁讲话、谁发言，是否安排与会议代表合影，是否安排颁奖等），领导到达会场的时间，着装要求等等。《校领导公务活动安排》式样：校领导公务活动安排党委办公室、校长办公室综合科2010年1月3日广东外语外贸大学2010发展战略研讨会暨校务委员会扩大会议根据学校的工作安排，“2010学校发展战略研讨会暨校务委员会扩大会议”定于2010年1月9日至11日召开。会议议题：1.开拓视野，更新观念，进一步提高我校教育教学管理水平；2.学科建设和研究生教育。与会人员范围：校领导、校务委员、各学院（部）院长（主任）、党总支书记，各科研、教辅、机关单位主要负责人，共约99人。着装要求：参加大会时，请领导同志着西装。附：日程安排发：XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX（经办人：电话：36207007）（共印12份）四、会前的有关准备工作1、召开筹备会，召集相关人员布置具体工作。第2页共4页2、制作会议证件。3、制作横幅、背景板、欢迎牌和引导牌。4、排出会场（含主席台）座位图。5、制作照相站位图，并通知摄影师。6、收集和整理与会人员出席情况，重点是落实校领导出席会议的情况。7、提出分组讨论的具体名单（含召集人），安排小组讨论地点。8、打印姓名牌，布置会场。9、检查会议文件材料的印发情况和主持词、发言稿的准备情况。10、检查会议纪念品或奖品、证书的制作情况，包括奖品、证书的递送组织情况。11、制作外地来宾的车辆接送安排表及会务用车安排表。12、落实会议期间的用餐安排。13、合成《会议须知》，报党、校办主任审定。五、会议报到1、按照会议报到时间，提前30分钟到达现场，检查工作人员到达情况，组织协调报到工作。2、与会人员报到时，应在签到后再发给会议证件，凭会议证件办理其他报到手续。六、会议期间的服务工作1、每节大会前，提前40分钟到达会场，检查会场的各项准备情况（会议中需播放国歌、国际歌、颁奖音乐的应监听）。2、做好会场内外、领导休息室的引导工作。3、负责与会人员在会场的报到工作，根据报到情况及时清点到会人数。4、掌握主要领导到达会场时间并注意迎候，领导到达后，引导领导进入休息室。5、会前3分钟开始整理会场，提醒与会同志尽快入座，并关闭手机。6、会场整理好后，向党、校办主任报...