下载后可任意编辑物业行政管理作业指导书：文件、资料管理制度【物业管理经验分享】物业行政管理作业指导书：文件、资料管理制度1 目的规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求，确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。2 适用范围适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。3 职责3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。3.2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。3.3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。3.4 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。4 相关文件《文件控制程序》Q/PH-QP-4.2.3《质量记录控制程序》Q/PH-QP-4.2.45 工作程序和管理办法5.1 文件的产生5.1.1 各相关部门根据工作需求编写文件。5.1.2 总经理助理对文件进行审核。5.1.3 总经理审批通过的文件由办公室打印和发放，作为非受控文件生效。5.1.4 办公室对生效的文件印制，必须使用[印制文件登记表]（QR-WD01-02-01）。5.2 文件、资料的类别5.2.1 受控文件a)内业资料；b）图纸资料；c)根据质量体系的控制要求进行管理的文件；d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件；e)与服务过程有关的合同协议；f)业主档案（如：公共合约、用户登记表等，属于业主财产，由综合管理部管理与控制，具体执行[顾客财产控制程序]Q/PH-QP-7.5.4）。管理与控制具体执行[文件控制程序]（Q/PH-QP-4.2.3）。5.2.2 非受控文件与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理，办公室应对其进行分类和编码，以便于归档，根据目前公司现有的非受控文件，可分为：下载后可任意编辑a)内行文、外行文:1b)未被质量体系引用的外来文件:2c)与服务过程无关的合同协议:3d)未被质量体系引用的法律法规:4e)行业标准性文件:5f)照片、录像带:6g)电脑贮存:75.3 文件、资料目录的索引号X-X.X-XX文件盒编号同号柜序列号文件柜编号文件类别编码 5.4 文件、资料归档与管理5.4.1 各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档，并汇总到办公室统一管理。5.4.2 办公室负责文件、资料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。5.4.3 办公室负责对文件、资料的管理和保护，文件、资料应分门别类包装和存放，对于需存档的文件、资料要及时存档，并建立[存档备案资料目录]（QR-WD01-02-02），注明文件类别、索引号、份数等，如用必要还应有内容说明。...
