文件收发管理规定 1、目的 为进一步加强公司各类文件资料的收发管理工作，使公司文件资料的收发管理工作更加规范化、制度化，提高工作效率，并明确职责；结合公司实际情况，制定本管理规范。 2、适用范围 公司所有文件资料，包括工程资料、图纸、内外部文件、函件等。 3、职责 公司所有文件资料，由公司各职能部门专人负责拟发、收集、整理后，统一交公司行政人事部档案室归档保管，具体操作根据《档案管理规定》标准执行； 4、发文管理规定及流程 4.1 发文规定 4.1.1 公司各类发文均由所属部门负责拟稿排版及校对，分管部门领导审核，总经理签发； 4.1.2 所发文件必须由发文部门留存书面底稿、电子文本以作存档，并由部门专人建立文件收发登记台帐； 4.1.3 所发文件必须履行文件呈批手续且要有相关拟稿人、审核人、签发人的签字方可发出，需加盖公章的文件另加填盖章申请单；由总经理签字后，财务部执行盖章； 4.1.4 所有发文文件必须定期统一归档到公司档案室保管存档。 附表1：《发文流程图》 4.2 发文字号编排 4.2.1 以公司名义，加盖公司印 章的发文字号统一编排为以下 格 式 ： 公司简 称 的大 写 英 文缩 写 （ XDCJ） +发布 年 号（ 四 位 数 ） +顺 序 号（ 三 位 数 ）； 以公司名义发文，统一由行政部负责拟文及编号，经相关部门领导审核，总经理批准后发出； 4.2.2 以部门名义，加盖公司印 章的发文字号统一编排为以下 格 式 ： 发文部门名称 发文字号编排 备 注 开 发部 XD01+（ 发布 年 号）（ 四 位 数 ） +文件分类+顺 序 号（ 三 位 数 ） 工程部 XD02+（ 发布 年 号)（ 四 位 数 ） +文件分类+顺 序 号（ 三 位 数 ） 设 计 部 XD03+（ 发布 年 号）（ 四 位 数 ） +文件分类+顺 序 号（ 三 位 数 ） 预 算 部 XD04+（ 发布 年 号）（ 四 位 数 ） +文件分类+顺 序 号（ 三 位 数 ） 销 售 部 XD05+（ 发布 年 号）（ 四 位 数 ） +文件分类+顺 序 号（ 三 位 数 ） 财务部 XD06+（ 发布 年 号）（ 四 位 数 ） +文件分类+顺 序 号（ 三 位 数 ） 行政人事部 XD07+（ 发布 年 号）（ 四 位 数 ） +文件分类+顺 序 号（ 三 位 数 ） 4.3 文件分类 4.3.1 制度、规定：根据公司经营 管理的实际需要，由公司职能部门提出建立和...
