1 文档管理系统需求方案 电子文档已成为各单位最重要的信息载体之一,目前各单位有大量的关键业务文档、文件分散存储在各部门的服务器或者员工 PC 上
管理的忽视导致大量的文档管理问题
1、文件丢失：没有管理平台，要用文件时发现找不到了
2、传递低效：要文件时需要借助文档所有人传送
3、权限失控：共享文件夹的文件能看就能复制走
4、管理失明：文件有没有被删过改过
没有记录查看
5、版本太多：同一份文件跟别人的内容不一样
6、查找太慢：每天用到过 N 份文件，每找一份要花多少时间
7、有效验证：领导有没有批准文件内容
看纸质版的签名
单位领导要查阅相关文档非常不便，因此需要建设一套完整的高效的文件管理平台
1、集中存储文档，确保单位文档永不丢失
2、实现文档可控制的共享，提高工作效率
3、使文档管理更可控，随时把握文件动态
4、极 大的减 少用户 查找、传递文件上花费 的工作时间
5、单位各部门的文档通 过统 一的平台即 可使用，提高协 同性
6、建立 形 成单位文件知 识 库 ，重复利 用有价 值 的历 史 文档
7、文件有效有据 可查，降 低使用错 误 文件的可能性
一、文件集中存储 单位的文件存放 在员工各自 的电脑 里 面 ，或者由 各部门，各项 目，各科 室 等 各自 存放 ，没有将 文件进 行集中管理
由 此既 无 法 通 过统 一 2 的平台来访问文件，也无法对公司文档进行统一备份
员工之间通过U 盘、Email、MSN、QQ、共享文件夹等方式来传递文件，文件安全性差，文件版本混乱，文件查找不方便
万一出现操作失误将文件删除、电脑硬盘损坏等会对单位正常运作造成影响
●文档集中存储 ○文档不再分散存储在员工或者部门的电脑中，而是通过系统集中存储在单位的指定服务器中，防止单位文档的丢失，使文档真正成为单位文档而非私人所有
