1 文档管理系统需求方案 电子文档已成为各单位最重要的信息载体之一,目前各单位有大量的关键业务文档、文件分散存储在各部门的服务器或者员工 PC 上。管理的忽视导致大量的文档管理问题。 1、文件丢失：没有管理平台，要用文件时发现找不到了！ 2、传递低效：要文件时需要借助文档所有人传送。 3、权限失控：共享文件夹的文件能看就能复制走？肯定不行！4、管理失明：文件有没有被删过改过？没有记录查看！ 5、版本太多：同一份文件跟别人的内容不一样。 6、查找太慢：每天用到过 N 份文件，每找一份要花多少时间？ 7、有效验证：领导有没有批准文件内容？看纸质版的签名？ 单位领导要查阅相关文档非常不便，因此需要建设一套完整的高效的文件管理平台。 1、集中存储文档，确保单位文档永不丢失。 2、实现文档可控制的共享，提高工作效率。 3、使文档管理更可控，随时把握文件动态。 4、极 大的减 少用户 查找、传递文件上花费 的工作时间。 5、单位各部门的文档通 过统 一的平台即 可使用，提高协 同性 。 6、建立 形 成单位文件知 识 库 ，重复利 用有价 值 的历 史 文档。 7、文件有效有据 可查，降 低使用错 误 文件的可能性 。 一、文件集中存储 单位的文件存放 在员工各自 的电脑 里 面 ，或者由 各部门，各项 目，各科 室 等 各自 存放 ，没有将 文件进 行集中管理。由 此既 无 法 通 过统 一 2 的平台来访问文件，也无法对公司文档进行统一备份。员工之间通过U 盘、Email、MSN、QQ、共享文件夹等方式来传递文件，文件安全性差，文件版本混乱，文件查找不方便。万一出现操作失误将文件删除、电脑硬盘损坏等会对单位正常运作造成影响。 ●文档集中存储 ○文档不再分散存储在员工或者部门的电脑中，而是通过系统集中存储在单位的指定服务器中，防止单位文档的丢失，使文档真正成为单位文档而非私人所有。 ○文档可以用户手动归档存储，也可以由程序自动同步收集。 ●文档统一访问平台 ○ 文档管理系统提供多种文件访问方式，让用户可以随时随地通过统一的访问平台进行操作，有效避免因员工出差等情况导致某些文档无法调用的情况发生。 ○支持网页、客户端方式访问，支持手机、PAD 访问。 ●文档搜索与查找 ○文档集中管理后，文档总数量较 单台电脑中的文档要 多。除了根 据 文件夹目 录 来查找文档外 ，系统还 支持通过文档名 称 、作者、修改 ...
